Organiser une course : combien ça coûte ?

On a toujours tendance à multiplier le montant d’une inscription au nombre de coureur pour imaginer la recette d’une course ! 1000 coureurs à 12 euros, ça fait effectivement 12.000 euros de budget. Oui c’est vrai, mais ce n’est que le chiffre d’affaire ! Organiser une course nécessite de prévoir des dépenses. Combien ça coûte d’organiser une course à pied type trail ou course sur route ? Quels sont les pôles de dépense à prévoir ? Combien pouvez vous espérer dégager en bénéfice pour votre association ? C’est ce que nous allons essayer de décortiquer ensemble aujourd’hui.

Quel est le juste prix pour un trail ?

Les dépenses sont étroitement liées aux recettes puis que vous devez établir un budget quand vous organisez. Pour savoir combien vous allez pouvoir dépenser, il faut savoir combien vous pouvez espérer gagner. Sans compter ici les sponsors ou les partenaires qui peuvent vous aider financièrement ou par des participations en nature, les recettes sont égales au nombre de coureurs x le montant de l’inscription. Calculer vos dépenses avec l’outil Adeorun.

Mais quel est le prix qu’un coureur est habitué à payer en trail ou en course ? En général, il est coutume de dire qu’il ne faut pas excéder 1 euro le kilomètre pour ne pas entendre les coureurs grogner. En réalité, vous êtes libre de fixer le prix que vous voulez et celui ci va dépendre de critères que nous ne maîtrisons pas, notamment vos dépenses. Voici donc des éléments pour vous aider à lister les postes de dépenses et remplir votre budget prévisionnel.

Les postes de dépenses pour un trail / course

Les ravitaillements

Il ne faut pas oublier le ou les ravitaillement(s) de course ainsi que le ravitaillement d’arrivée. Vous n’y présenterez pas les mêmes produits. En course, vous allez favoriser les aliments énergétiques qui se digèrent facilement (fruits, pain d’épice, eau), alors qu’à l’arrivée, vous allez plus facilement disposer de la nourriture et de la boisson de récupération (la bière, la soupe, l’eau pétillante). Tout cela à un coût et doit être budgétiser (pour ne pas en manquer ou ou acheter trop). 

Pour vous aider à préparer vos ravitaillements et estimer le budget, nous vous invitons à lire cet article : le ravitaillement en course

Coût moyen par coureur : entre 0.70€ et 1€ par coureur.

L’assurance

En tant que club, vous disposez déjà d’une assurance annuelle ! Contactez votre assurance pour vérifier que vous soyez bien couvert en tant qu’organisateur de manifestation sportive. Le coût n’est pas forcément plus élevé, mais cela dépendra du type de manifestation que vous organisez (course à obstacles ou trail, pas le même risque) et du nombre de personnes que vous accueillez (100 ou 5000 pas le même risque non plus).

Le balisage

Acheter de la rubalise, fabriquer des fanions ou des éléments réfléchissants représente aussi un coût. Pour baliser, nous vous invitons à utiliser le moins de rubalise possible, c’est d’une part très facile à saboter, et d’autres part ce n’est pas ce qui est le plus écologique. La peinture permanente est à proscrire aussi ! En matière de balisage, il existe différents types d’objets, réfléchissants ou non, récupérables ou non. Dans tous les cas, nous vous invitons à estimer votre quantité de matériel à acheter. Dans la mesure du possible, fabriquez vos balisages réutilisables (piquets en bois, flèches signalétiques : facile à stocker, facile à réutiliser à chaque édition. Découvrez ici des conseils en matière de balisage

Les dossards

Encore un poste de dépense qui “coûte des sous” ! Ou pas ! Le dossard est un objet d’identification des coureurs mais aussi un bon support publicitaire ! Certains partenaires peuvent y voir un intérêt à vous donner des dossards ou vous aider à les financer si leur logo apparaît dessus. Pour vous, en tant qu’organisateur, le dossard peut être de la couleur que vous voulez, avec les logos que vous voulez : ce qui compte c’est qu’on puisse voir les numéros, donc n’hésitez pas à vous approcher de magasin de running (dans l’Oise Les Foulées Nogent ou Beauvais par exemple)

Si vous souhaitez proposer des dossards personnalisés, cela aura un coût ! Grâce à l’inscription en ligne, vous pourrez affecter rapidement les numéros de dossards sur les inscriptions et communiquer les infos personnalisées au fabricant de dossard (ex : nom, prénom, nom du club, nom de votre course, numéros des secouristes, profil de la course)

Le dossard (comme la médaille), peut être un cadeau souvenir que le coureur aime conserver

Coût moyen par coureur : entre 0€ et 1€ par dossard si celui ci est personnalisé

Les lots et récompenses

Médailles, coupes ou récompenses pour le podium représentent une dépense dans l’organisation d’un trail ou d’une course. En étant débrouillard, vous pouvez vous faire offrir les coupes par des partenaires (votre banque, la mairie, le conseil départemental ?). Il ne faut pas avoir peur de taper aux portes et présenter votre dossier de course.

Vos partenaires équipementiers peuvent également vous aider à gérer les récompenses, en participant avec des bons d’achats ou des lots pour les premiers.

Il est très apprécié de la part des coureurs de recevoir des produits locaux : n’hésitez pas à aller frapper à la porte des brasseurs, des producteurs de fruits ou de légumes, apiculteur, chocolatier autour de chez vous !

Le cadeau d’accueil (médaille, buff) ?

On différencie ici le cadeau d’accueil des récompenses car le cadeau d’accueil (ou finisher) est distribué à tout le monde, alors que les récompenses ne concernent que les premiers. Le cadeau accueil et ou finisher peut aussi représenter une grosse part du budget ! Le cadeau d’accueil ou cadeau finisher est une dépense mais aussi une belle publicité pour vous si celui ci est utilisé toute l’année sur d’autres courses par les participants

Allez vous faire des médailles ? Des buff ? Des tee-shirt ?  Dans tous les cas, organisez vous à l’avance car il peut être intéressant d’utiliser l’inscription en ligne pour collecter des tailles de tee-shirt, de manchons ou autre et ainsi commander les bonnes quantités.

Le coût de l’inscription en ligne

L’inscription en ligne à un coût, c’est ce qu’on appelle des frais de services. Ils s’élèvent en général autour de 1 euros par coureur, on compare souvent ces frais au prix d’un timbre !

• Moins de contrainte d’impression, de chèque et d’envoi de courrier pour le coureur
• Moins de contrainte de traitement des enveloppes, de dépôts des chèques ou de saisie sur excel pour l’organisateur.

Pour l’organisateur, l’utilisation d’un système d’inscription en ligne comme ADEORUN ne coûte rien puisque les frais de service sont (en général) à la charge des participants.

Les locations (droits de passage, parkings, location de salle, matériel)

Si vous n’arrivez pas à vous faire prêter un groupe électrogène, un camion, une friteuse : il faudra peut être envisager de les louer ! Si votre événement génère des bénéfices, vous pourrez investir petit à petit dans du matériel pour réduire votre dépendance à la location.

Il y a des postes de dépenses que vous pouvez éviter en passant par des partenaires. Aujourd’hui par exemple, il est possible de se faire prêter facilement une arche d’arrivée plutôt que de la louer. Les communes aident en général les associations car c’est vecteur d’animation pour la ville, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec les élus pour faire le point sur la liste de matériel qu’il est possible d’avoir en prêt. Il est inutile de louer un groupe électrogène ou un podium si ça peut être mis à disposition gratuitement par la commune.

Il y a par contre des choses qui n’échappent pas à la location, ce sont les droits de passage. Si vous envisagez de donner le départ dans un château, il est possible que celui ci vous demande de payer une taxe pour ça. De même, l’ONF peut selon le département dans lequel vous êtes vous faire payer des droits de passage pour chaque événement (entre 100 et 200 euros à prévoir).

Le chronométreur

C’est une dépense indispensable : à moins que vous ne gériez la chronométrie vous-même. Nous vous le déconseillons au delà de 150 coureurs, faites appel à un chronométreur (tout dépend de votre technique, du nombre de bénévoles avec vous et surtout des distances, car plus les circuits seront courts et plus les coureurs pourront arriver groupés). Acheter vos propres puces et votre matériel de chronométrie est quelque chose que vous pouvez oublier tout de suite. C’est une dépense monstrueuse qui ne peut être amortie sur une seule course une fois par an. Les services d’un chronométreur ont un coût que vous devez intégrer dans votre budget.

Ils peuvent varier entre 1 et 2 euros par coureur et prennent en compte le déplacement du chronométreur, son travail, le prêt des puces, l’installation du matériel de chronométrie (ligne d’arrivée, ordinateur) ainsi que la livraison des résultats pour le podium. Si vous organisez une première édition et que vous n’accueillerez qu’une poignée de coureurs, vous pouvez essayer de chronométrer votre course sans puce, avec GmCAP.

Les secouristes

Nous finissons volontairement par ce point. Prévoir les secouristes sur une course n’est pas forcément la dépense la plus importante mais c’est certainement la plus indispensable ! Contactez une association de secouriste agréée avant de faire votre dossier de demande d’autorisation. Elle vous proposera un devis et une fois que vous l’aurez accepté, elle vous fournira une convention que vous pourrez joindre au dossier préfecture ou mairie.

Le prix des prestations de secourismes varie en fonction des sites et des associations : cela dépendra de nombreux éléments et nous ne sommes pas en mesure de vous donner une tranche de prix. N’hésitez pas à nous contacter.