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Les demandes d’autorisation pour organiser une course

Voici un article qui (on l’espère) pourra vous servir de guide administratif pour déposer vos demandes d’autorisation et organiser une course. Déposer les demandes d’autorisation, ça se fait longtemps à l’avance et même le plus tôt possible ! Pourquoi ? Car votre dossier va passer dans les mains de différentes personnes d’un même service mais aussi à travers différents services administratifs. A un moment ou à un autre, il manquera bien un justificatif qui fera que, même si vous êtes dans le timing, vous serez peut-être en retard. Voici un aperçu des démarches à faire si vous souhaitez organiser un événement de nature sereinement, en toute sécurité et avec toutes les autorisations. A partir de 2018, les règles s’allègent pour les organisateurs : si votre événement ne touche qu’une seule commune, la déclaration en préfecture n’est plus obligatoire (explication dans le paragraphe 5 de cet article)

1- Indispensable pour constituer votre dossier de demandes d’autorisations

Vous vous rappelez des 12 travaux d’Astérix ? Vous voulez éviter d’arpenter les méandres de l’administration et de devenir fou avant le début de votre manifestation ? Nous vous conseillons donc de prévoir le maximum de justificatifs et de supports pour enrichir votre dossier de demandes d’autorisations.

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1-1 Avoir du bon sens

Quand vous posez la date de votre événement, ayez du bon sens et choisissez le bon week-end. Difficile car il y a toujours un trail de grande envergure au même moment

Ha non, pas fin août, il y a l’UTMB. Mais non on ne peut pas le 2e week-end de septembre, c’est le trail de Fonche Fonchettes ! ”

Il convient quand même de choisir une date qui permet d’éviter la concurrence » avec d’autres courses locales, dans la même commune ou la même forêt. Consultez les calendriers des sports de nature autour de chez vous. Ce sera d’autant plus facile pour gérer les relations avec les maires, l’ONF ou la préfecture.

1-2 Préparer une lettre de demande d’autorisation pour organiser l’événement

Cette lettre, vous aurez besoin de la joindre dans différents courriers, elle doit être signée par le président de l’association et doit comporter un maximum d’informations sur les organisateurs (nom, prénom, tel, mail, adresse) mais aussi sur l’événement (lieu d’accueil, participants attendus etc…) De façon plus générale, vous serez gagnant à donner systématiquement un max d’informations, car quand un dossier revient en cours de traitement, ce sont plusieurs jours qui peuvent être perdus ! Vous pouvez aussi créer un tableau de renseignements, en indiquant les routes que les coureurs vont traverser et l’emplacement des signaleurs : télécharger le tableau

Bénéficiez de nos modèles de lettres types gratuits pour contacter les mairies, préfectures ou autres instances. Voici une lettre type proposée par le service public https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R2237

1-3 Préparer une carte de votre circuit

La carte vous sera demandée systématiquement par toutes les instances, autant la faire dès le début quite à l’enrichir au fur et à mesure. Vous l’utiliserez même en réunion ou le jour de la course pour dispatcher vos bénévoles ! Communiquez un maximum d’informations dessus et mettez en avant le fait que vous allez faire le nécessaire au niveau de la sécurité. Evitez d’emblée les circuits comportant des traversées de routes dangereuses et placez des commissaires. L’autorité publique va vérifier que vous faites preuve de bon sens. Nous vous recommandons la lecture de ce tutoriel pour apprendre à assembler une carte IGN. Stabilotez votre parcours au fluo, coloriez les zones empruntées et n’oubliez pas de lire notre article dédié à la création d’une carte organisateur pour en savoir plus.

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1-4 Préparer la liste des commissaires et des signaleurs

Quand la liste des signaleurs arrive directement sur le bureau de la préfecture ou du maire, c’est un gage de sérieux ! La date de naissance ou le numéro de permis de conduire sont des informations qui sont demandées dans le dossier préfecture. Voici un tableau que nous vous proposons d’imprimer et de remplir pour joindre à votre dossier. Listez les signaleurs et idéalement indiquez leur position sur la carte que vous joindrez en annexe de votre dossier.

Liste des commissaires de course (PDF)

2- Les autorisations communales

Avant de contacter la préfecture ou la fédération qui encadre votre activité, il est important de regrouper les autorisations des communes.

2-1 La commune d’accueil

A partir de 2018, si votre événement est organisé sur une seule commune, vous n’êtes plus obligés de contacter la préfecture, les échanges avec la mairie suffisent. Rencontrez les élus du village dans laquelle la manifestation aura lieu. Si c’est le lieu de domiciliation de l’association, cela sera sans nul doute bien vu par le maire. Vous aurez certainement besoin d’occuper un lieu pour accueillir les gens dans le village (comme une salle des fêtes, un gymnase ou même des parkings) : c’est toujours agréable (et facile) de présenter tout cela de vive voix au maire avant qu’il ne reçoive tout sur son bureau. Un rendez-vous et une poignée de main permettent de sceller un accord de principe et ce sera plus simple pour la suite. On rédigera prochainement une lettre type que vous pourriez envoyer au maire, pour obtenir les autorisations et du matériel.

2-2 Les autres communes touchées par votre événement

Que vous organisiez un trail, une course d’orientation ou tout autre type d’activité de nature qui va s’étaler sur un territoire, vous devez commencer par noter sur une feuille de papier toutes les communes qui vont être concernées. Sur la carte IGN, ne vous fiez pas uniquement aux villages en fonction des zones d’habitation : un village s’étend au delà des rues et des maisons, et vous aurez besoin de l’autorisation d’une commune, même en pleine forêt ! Si votre événement touche plusieurs communes, vous devez passer obligatoirement par la préfecture.

3- La fédération délégataire

Si vous organisez une course d’orientation, vous dépendez de la FFCO. Si c’est une course à pied, un trail ou une course à obstacles, c’est la FFA. Dans le cadre d’un raid sportif, ce sera la FFTRI. L’UFOLEP peut aussi être votre fédération délégataire pour tout ce qui concerne les manifestation de nature type CO, trail, course sur route, rando, cyclo etc…

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4- Votre couverture d’assurance

Votre association est couverte par une assurance, c’est obligatoire. L’assurance alors souscrite couvre la responsabilité civile des organisateur et celle des participants à la manifestation. Contactez votre assurance pour lui indiquer votre volonté d’organiser, vous recevrez un document prouvant aux instances administratives que vous êtes couverts pour cela. Sans ce précieux document, pas d’autorisation possible, autant l’avoir avant de commencer !

5- Demandes d’autorisations en préfecture ou dans les communes ?

5-1 Déroulement pour une manifestation chronométrée (compétition avec classement)

Nous parlons ici des manifestations sportives se déroulant sur la voie publique et proposant un classement et/ou un chronométrage (ex : trail, course sur route, raid multisports etc…). Ce type de manifestation est soumis à demande d’autorisation.  

Pour commencer, vous demandez le plus tôt l’avis à la fédération délégataire (voir la liste). Pour les courses sur route, trail, course à obstacles, vous dépendez de la FFA. Déclarez votre course dans les délais sur CALORG pour que la FFA en soit informée, c’est suffisant. Sans réponse dans le mois, l’avis de la fédération est considéré comme favorable

5-1-1 Si votre manifestation est organisée sur une seule commune

Vous devez envoyer la déclaration en mairie (CERFA N°13391*03), et cela dans un délais max de 2 mois avant la course. Si votre course passe sur un terrain géré par l’ONF ou si il est touché par des restrictions NATURA 2000, pensez à faire les demandes aussi après de ces organismes.

5-1-2 Si votre manifestation est organisée sur plusieurs commues

C’est le cas par exemple pour un trail itinérant ou un raid multisports. Vous devez alors envoyer la déclaration en préfecture (CERFA N°13391*03), et cela dans un délais max de 2 mois avant la course.

5-2 Déroulement pour une manifestation non chronométrée

Nous parlerons ici des manifestations sportives se déroulant sur la voie publique mais sans classement et/ou sans chronométrage (ex : randonnée pédestre ou rando VTT). Ce type de manifestation est soumis à déclaration. Pour une manifestation de moins de 100 participants, aucune formalité n’est requise. 

5-2-1 Si votre manifestation est organisée sur une seule commune

Vous devez envoyer la déclaration en mairie (CERFA N°13447*03), et cela dans un délais max de 1 mois avant l’événement. Si votre randonnée passe sur un terrain géré par l’ONF ou si il est touché par des restrictions NATURA 2000, pensez à faire les demandes aussi après de ces organismes.

5-2-2 Si votre manifestation est organisée sur plusieurs commues

Vous devez alors envoyer la déclaration en préfecture (CERFA N°13447*03), et cela dans un délais max de 1 mois avant la course.

ONF : l’Office National des Forêts

Si la forêt que vous avez l’intention de traverser est domaniale (appartient à l’état), vous devez faire une demande d’autorisation à l’Office National des Forêts (si la forêt est communale, l’autorisation sera donnée par le maire de la commune). Joignez le courrier expliquant quelle manifestation vous souhaitez organiser, précisez quelle forêt vous allez traverser. L’agent ONF s’assurera que l’événement ne bouleversera pas la forêt, les animaux ou les autres activités comme la chasse, la randonnée, le bucheronnage etc.. .

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Avec l’ONF, vous pouvez fournir une carte plus précise type IGN pour bien délimiter les parcelles concernées. C’est un contrat qui sera passé entre le responsable de l’association et l’agent ONF responsable du secteur. Le prix peut varier selon le type d’épreuves (et selon les régions).

Liens utiles : un exemple de document en NPDC-PicLe portail de l’ONF

Natura 2000

Natura 2000 est un réseau qui regroupe tous les sites naturels avec des espèces animales ou végétales protégées, ce qui représente des milliers de sites en France. En tant qu’organisateur de manifestation sportive de nature, vous devez vous assurer que votre épreuve ne passe pas dans une zone protégée par ce dispositif. Pour cela, Natura 2000 met à votre disposition toutes les zones sur Internet. En Picardie par exemple, sélectionnez le département puis un site sur la carte intéractive (ou une commune dans la liste déroulante). Vous pouvez aussi voir les zones NATURA 2000 sur Géoportail (sur cartes IGN), pratique pour anticiper le passage d’une course !

natura2000

Vous devrez remplir un formulaire d’évaluation préliminaire des incidences NATURA 2000 dès lors que vous passez dans une zone protégée. Expliquez en quoi votre manifestation ne va pas contribuer à la détérioration de cet espace protégé. Le dossier sera analysé par un animateur de Natura 2000, qui donnera ou non son accord. En cas de refus, vous devrez trouver un itinéraire bis pour faire passer vos participants

Plus d’infos : Le site du ministèreFormulaire Natura2000 en Picardie

Le dispositif médical

Les instances vont vérifier que vous avez prévu le nécessaire pour faciliter l’accès des secours. N’oubliez pas de prévenir l’hôpital le plus proche de votre manifestation et de fournir la preuve de votre action dans le dossier qui partira en sous préfecture. Vous devez aussi joindre dans votre dossier la preuve que vous avez fait les démarches pour faire venir des secouristes. Selon l’importance de votre manifestation, le dispositif médical demandé n’est pas le même, nous verrons cela dans un article plus complet (vous pouvez aussi joindre la photocopie de secouriste des bénévoles de votre association, ainsi qu’une lettre d’attestation de leur présence)

Plus d’informations : les secouristes sur une course, vos obligations, les démarches

Peut-on organiser sans autorisation ?

Oui, techniquement, on peut. Mais vous prenez d’énormes risques, ou vous allez en faire prendre aux responsables de votre association, donc enlevez-vous ça de la tête ! “Le fait d’organiser sans la déclaration ou l’autorisation préalable prévue à l’article R. 331-6 une manifestation sportive est puni des peines prévues pour les contraventions de la cinquième classe (soit 1500 euros maximum).” Si vous ne pouvez pas présenter les documents le jour J, vous risquez de voir votre course être stoppée par les forces de l’ordre. Imaginez les ennuis en cas d’accident (même mineur) sur la voie publique !

Avez-vous un spécialiste dans votre association ?

Vous l’aurez compris : le plus long n’était pas de lire cet article, ce sera de mettre en pratique, alors à vous de jouer ! Tout ça, c’est un travail de titan, et c’est chaque année la même chose. Le fait d’organiser le même événement de façon récurrente à la même date n’accorde aucun privilège. Simplement, au fil du temps, vous cernerez mieux vos interlocuteurs dans les différents services et vous apprendrez à mieux communiquer avec eux.

Le fait d’avoir le même référent dans le club qui effectue les demandes peut quand même simplifier cette lourde démarche car il sera connu des services. Dans nos associations, nous avons William, un spécialiste pour gérer les demandes d’autorisation : on lui fait un clin d’oeil car c’est grâce à lui qu’on a pu écrire ce résumé !

Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher

Entre courir et écrire, mon cœur balance. D’ailleurs c’est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l’organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d’événement.

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