1- Autorisations et administratif

1. La fédération délégataire (FFA)
2. Les demandes d’autorisation
3. Modèles de lettres types 
4. L’assurance
5. Les secouristes
6. Gérer les inscriptions

2- Votre course

1. Certificat médical et licences autorisées
2. Les distances en fonction de l’âge
3. L’autorisation parentale
4. Ecrire le règlement
5. Gérer les bénévoles et les commissaires
6. Accueil : les fichiers à prévoir
7. Budget : combien ça coûte ?

3- Trucs et astuces

1. La communication web (facebook, site, mail)
2. Référencer sa course dans des calendriers
3. Chronométrer sa course
4. Créer une carte, tracer son circuit
5. Les outils utiles pour gérer sa course
6. Baliser son circuit : les astuces
7. Estimer le ravitaillement

L’organisateur doit se conformer aux règles techniques de la discipline, édictées par la fédération qui a reçu la délégation (Code du sport – Article L331-1).

Les manifestations de course à pied (trail, courses sur route, obstacles) sont sous l’égide de la FFA (Fédération Française d’Athlétisme). Vous pouvez organiser un trail ou une course nature sans que votre association soit affiliée à la FFA mais vous devez en informer la FFA et vous conformer au règlement dicté par cette fédération.

Les manifestations sportives qui constituent des épreuves, courses ou compétitions comportant un chronométrage et qui se déroulent en totalité ou en partie sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique sont soumises à déclaration auprès de l’autorité administrative.

Pour organiser une course, le point de départ est d’avoir l’autorisation de la commune qui va accueillir l’événement. Puis dans certains cas, vous apprendrez à créer le dossier pour la préfecture, l’ONF ou encore Natura 2000 !

Une partie du travail de l’organisateur consiste à envoyer des courriers pour rencontrer des élus, solliciter des subventions ou obtenir des autorisations.

Sur Adeorun, nous vous avons déjà fait ces démarches car nous sommes nous-mêmes organisateurs. Nous vous partageons aujourd’hui nos archives : consultez nos modèles de lettres et téléchargez-les gratuitement, vous gagnerez du temps dans vos démarches : demandes aux communes, courrier préfecture ou ONF, lettres de remerciements : tous les modèles de lettres types sont ici

Un organisateur de course est soumis à l’obligation d’assurance. L’attestation d’assurance est d’ailleurs une pièce à joindre dans le dossier de demande d’autorisation en préfecture ! Dans 95% des cas, c’est une association qui organise un événement: elle possède donc déjà une assurance.

Il faut vérifier que vous ayez bien souscrit à une assurance « responsabilité civile organisateur (RCO) » couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens confiés et les dommages aux personnes (les coureurs mais aussi les bénévoles). Cela à un coût, qui sera variable en fonction de la nature de votre événement, du matériel à assurer mais aussi du nombre de participants attendus.

ADEORUN est un outil en ligne sur mesure pour les organisateurs de trail et de course en général : permettez aux coureurs de s’inscrire en ligne (avec paiement sécurisé par CB) puis accédez à l’interface ADEORUN pour gérer les participants, vérifier les certificats médicaux ou les licences (FFA, UFOLEP etc…), faire des changements de circuits ou encore exporter la liste des inscrits sur votre logiciel de chronométrage.

En adhérant à ADEORUN, vous bénéficiez d’un outil efficace pour gérer les participants mais aussi d’une meilleure visibilité sur le web (nous communiquons autour de votre événement) ! Découvrez tous les avantages de ADEORUN pour gérer votre trail.

En France, la participation aux compétitions sportives est soumise à la présentation d’une licence sportive ou d’un certificat médical portant attestation de la délivrance d’un certificat médical mentionnant l’absence de contre-indication à la pratique du sport compétition. Si votre trail est chronométré par exemple, c’est une compétition : vous devez donc vous conformer au règlement de la FFA.

Faut-il obligatoirement un certificat médical de non contre indication à la pratique de la course à pied ? Que nous dit la FFA à ce sujet en 2019? Quelles sont les licences et certificats autorisés pour organiser une course ?

Comme nous vous le disions un peu plus haut, c’est la FFA qui dicte les règles administratives et sportives. Les distances par catégories et en fonction de l’âge sont décidées par la FFA.

“Est-ce qu’un cadet peut courir un trail de 20 km ?”  “A partir de quel âge peut-on courir une course nature de 5 km ? ” “Mon enfant est né en 2001, peut-il participer à une course de 6km ?” 

Selon les distances et donc les catégories que vous avez sur votre course, vous serez susceptibles d’accueillir des mineurs. Nous vous conseillons de demander une autorisation parentale de décharge de responsabilité à chaque mineur qui s’inscrit :  nul n’est sans savoir qu’un mineur est protégé par l’autorité de ses parents, il est donc important que vous ayez un accord écrit et signé du responsable légal !

Adeorun vous propose une option qui fait apparaître automatiquement un modèle d’autorisation parentale quand la date de naissance saisie est celle d’un mineur.

Le règlement est le document qui va contenir l’ensemble des réponses aux questions qu’un coureur peut se poser.  Le règlement de la course doit être accepté par le coureur qui s’inscrit sur votre événement (sur les formulaires d’inscription ADEORUN, le coureur est obligé de lire votre règlement et de l’accepter avant de payer).

Le règlement de l’épreuve contient toutes les informations liées à votre course : le lieu d’accueil, les distances, le prix d’inscription, les catégories récompensées, les conditions de participation ou d’annulation, le droit à l’image etc.. Découvrez notre modèle de règlement de course à télécharger.

La carte, c’est le support qui vous sera utile à tous les niveaux et que vous serez amenés à ressortir souvent avant ou pendant votre course. Vous en aurez besoin pour faire vos demandes d’autorisation, pour placer les secouristes, projeter au mur pendant vos réunions, présenter vos circuits, placer les signaleurs ou les bénévoles le jour J etc…

Découvrez nos conseils pour vous créer une carte organisateur avec des outils gratuits : assemblez-la à partir de l’IGN puis placez les informations que vous souhaitez dessus ou utilisez directement des outils en ligne comme Trace2trail ou Calculitinéraire.fr

Faut-il chronométrer tout seul ou faire appel à un chronométreur ? C’est la question que vous allez inévitablement vous poser si vous lancez la première édition de votre course. Quel que soit votre choix, il y a des erreurs à ne pas commettre. Faut-il chronométrer à la main ? Avec une douchette ? Quel logiciel utiliser ? Comment faire avec GmCAP ? Combien coûte un chronométreur ?

Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions ou vous mettre en relation avec un chronométreur à proximité de chez vous.

Il fut un temps ou distribuer des tracts suffisait. Aujourd’hui, la communication passe par plusieurs canaux : le print (les flyers, affiches, panneaux), le bouche à oreilles (les coureurs eux-mêmes, les clubs) mais surtout le web (site web, mailing, réseaux sociaux). Comment communiquer ? A partir de quand lancer la communication de son événement ? Que faut-il faire ? Comment ?

Nous vous donnons des conseils gratuits pour bien communiquer sur le web en utilisant le mail, votre site web ou les réseaux sociaux. Animez votre événement et faites en sorte que votre épreuve séduise un maximum de coureurs !

Sur le web, il existe de nombreux calendriers gratuits pour référencer sa course. Donnez plus de chance à votre épreuve d’être vue par un maximum de coureurs. ADEORUN a référencé la liste des calendriers de trails, soyez méthodique : avant de vous lancer, assurez-vous que la date de votre épreuve est définitive, que votre règlement est rédigé et que le site web de votre course est bien mis à jour. Evitez les copier-coller identique, rédigez un texte unique pour chaque course. Et si vous commenciez par ajouter votre épreuve dans le calendrier des trails sur sport-nature.net ?

Pourquoi vous limiter à l’utilisation d’excel et word alors que le web recèle d’outils en ligne : gagnez du temps en réalisant vos demandes d’autorisation en ligne, gérez vos bénévoles sur des tableaux partagés Google Drive, utilisez Doodle pour planifier des réunions ou encore Trello pour gérer vos tâches comme des post-it (méthode Kan-ban)

Dans cet article, nous vous présentons tous les outils en ligne incontournables quand on organise une course ainsi que les logiciels qui peuvent faire gagner du temps à un organisateur de trail.

Rubalise, piquet en bois, bombe de peinture, barrières : voyons ensemble quels sont les moyens efficaces pour baliser une course nature ou sur route. Une des plus grosses craintes de l’organisateur, c’est de constater du sabotage ou d’avoir à gérer des coureurs mécontents à l’arrivée à cause d’erreur de balisage.

Consultez notre article “baliser efficacement sa course” pour choisir le meilleur support en fonction de votre format ou lieu de course.