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Les modèles de lettres et les documents pour organiser une course

Une grosse partie du travail pour l’organisateur consiste à obtenir les autorisations nécessaires pour son événement. (on ne le voit pas forcément quand on est coureur à pied mais c’est un travail de longue haleine). Il y a tout un travail de prise de contact par courrier avec les mairies, la préfecture, les élus locaux. D’année en année, en conservant bien vos méthodes et vos documents, vous arriverez à être de plus en plus efficaces. Aujourd’hui, nous vous proposons tout un tas de document type gratuits qui vous seront utiles pour organiser votre course (demande d’autorisation, subvention, liste de signaleurs, lettre pour demande d’emprunt de matériel) et gérer les participants (autorisation parentale, certificat médical etc…)

Sommaire : les lettres types et les documents utiles

1- Les courriers types

Vous n’êtes pas inspiré pour écrire à Monsieur le Maire ? Voici des modèles de demandes d’autorisation, de demande de subvention ou encore d’utilisation d’un espace. Vous pouvez directement faire un copier coller des modèles de lettres ci-dessous sur votre logiciel de traitement de texte favori et les compléter selon vos besoins !

1.1 Demander l’autorisation pour traverser une commune

1.2 Demander une subvention pour organiser sa course

1.3 Demander l’autorisation pour emprunter du matériel

1.4 Demander l’autorisation pour occuper une salle

1.5 Demander l’autorisation à l’ONF de passer dans une forêt domaniale

1.6 Demander l’autorisation à la Préfecture d’organiser une course

1.7 Envoyer une lettre de remerciement après la course

2- Les supports utiles pour organiser une course

Ici nous vous proposons des documents qui peuvent vous être utiles avant course (pour préparer vos demandes d’autorisation), pendant la période d’inscription (les autorisations parentales ou certificats médicaux types) ou encore pendant la course (la carte organisateur, le tableau des bénévoles etc…)

2.1 Une autorisation parentale type

2.2 Un certificat médical type

2.3 Tableau des commissaires et signaleurs (à joindre au dossier de demande d’autorisation)

2.4 Tableau de renseignements sur la course (à joindre au dossier de demande d’autorisation)

2.5 La carte organisateur

Demande d’autorisation à la mairie :


Votre périple commence ici : avez-vous l’accord de la mairie pour organiser dans ce village ? Est ce que votre circuit traverse ou touche d’autres communes. Créez une carte avec le circuit, dessinez le départ, l’arrivée puis contacter les mairies pour obtenir les autorisations. Si il s’agit de la commune de votre association, vous pouvez aussi la solliciter pour une demande d’occupation des locaux ou d’utilisation de matériel.

Voici des exemples de lettre type à envoyer au(x) maire(s)

Courrier 1 – Demander l’autorisation de traverser ou emprunter un chemin sur la commune

Objet : Passage d’une manifestation sportive dans votre commune

Madame/Monsieur le Maire,

Le [date], notre association [nom de l’association] organise un [trail / raid multisports]. D’après nos estimations, il devrait y avoir environ [xx coureurs et accompagnateurs] au départ de cette épreuve (qui sera donné dans le village de [lieu] à [heure]).

Vous trouverez en annexe à ce courrier :

  • la carte avec le circuit de la course
  • le dossier de présentation de l’épreuve
  • le tableau du parcours (avec les heures approximatives de passage)
  • la liste des signaleurs et leur emplacement sur la carte.

Comme vous pourrez le constater, le parcours emprunte des chemins de votre commune. J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir autoriser le passage de notre manifestation sur votre commune. Je ne manquerai pas de communiquer aux participants les indications que vous nous donnerez.

En espérant que vous serez sensible à cette demande, je vous prie de croire, Madame/Monsieur le Maire, en l’expression de ma haute considération.

Le Président

Courrier 2 – Faire une demande de subvention exceptionnelle à la mairie

Objet : demande de subvention exceptionnelle

Madame/Monsieur le Maire,

Notre association [nom de l’association] organise un [trail / raid multisports] le………… D’après nos estimations, nous pensons faire venir environ [xx coureurs et accompagnateurs] sur la commune le week-end du [date].

Afin d’assurer la réussite de notre événement, nous devons face à des dépenses qui ne pourront pas être couvertes à elles seules par les frais d’inscriptions. C’est pourquoi nous nous permettons de demander une aide financière auprès de votre commune, pour un montant de [….] € ,

Celle-ci nous permettra notamment de :  [lister ici les missions]

Vous trouverez en annexe le budget prévisionnel de notre événement, ainsi que le budget de notre association.

En espérant que vous serez sensible à cette demande, je vous prie de croire, Madame/Monsieur le Maire, en l’expression de ma haute considération.

Le Président

Courrier 3 – Demander l’autorisation pour emprunter du matériel

Objet : demande de matériel

Madame, Monsieur,

Le [date], notre club [nom de l’association] aura en charge l’organisation du [nom de votre épreuve, avec les explications.]. Le départ de l’épreuve sera donné à [village] à [telle heure]

Afin de [raison de l’emprunt] (exemple : organiser les couloirs d’arrivée, canaliser les participants, créer une aire de restauration etc…) nous avons besoin de [liste du matériel] (ex : des barrières, des barnums, des piquets, de la rubalise, des tables, une friteuse etc…) Pouvez-vous nous aider ?

Je me tiens bien évidemment à votre disposition pour vous présenter de vive voix ce projet et répondre à toutes vos questions.

En espérant que vous serez sensible à cette demande, je vous prie de croire, Madame Monsieur, en l’expression de ma haute considération.

Le président

Courrier 4 – Demander l’autorisation d’occuper une salle

Objet : demande d’occupation de la salle communale le xx/xx/xxxx

Madame, Monsieur,

Le [date], notre club [nom de l’association] aura en charge l’organisation du [nom de votre épreuve, avec les explications.] Pour mener à bien ce projet, nous aurions besoin d’une salle pour [raison] (ex : accueillir le public, faire un ravitaillement, stocker du matériel etc…)

C’est pourquoi je sollicite votre soutien et vous demande s’il est possible de disposer gracieusement d’une salle communale le [date] de [telle heure] à [telle heure]

Je me tiens bien évidemment à votre disposition pour vous présenter de vive voix ce projet et répondre à toutes vos questions

Le président

Courrier 5 – Demander l’autorisation à l’ONF pour passer dans une forêt domaniale

Objet : demande d’autorisation pour organiser un course en forêt de [nom de la forêt]

Monsieur,
Je viens par ce courrier vous demander l’autorisation d’organiser [nom de la course], qui se déroulera [date] en forêt de [nom de la forêt] et au départ de [nom du village]. Le départ de l’épreuve est fixé à [heure de départ] et l’événement devrait attirer environ [xx] coureurs sur la matinée.

Vous trouverez une carte du circuit jointe à ce courrier, nous avons pris soin d’y noter les chemins empruntés ainsi que le lieu de départ, l’arrivée, les ravitaillements ainsi que l’emplacement des signaleurs.

Nous avons regroupés les accords des différentes communes concernées par notre manifestation et nous avons fait les démarches sur le site de Natura 2000  pour vérifier que nous n’empruntions pas des zones protégées. Le directeur de course [Nom du responsable] se tient à votre disposition pour tous renseignements que vous jugeriez utiles. Voici ses coordonnées [téléphone – mail]

Je vous prie de croire, Monsieur, en l’expression de mes salutations distinguées.

Le président

Courrier 6 – Demander l’autorisation à la Préfecture pour organiser une course

Lettre de demande d’organisation d’une manifestation : vous trouverez dans cet article la liste des pièces à renvoyer dans le dossier préfecture (à renvoyer 3 mois avant votre épreuve, dernier délais) Nous vous conseillons aussi de joindre la carte de l’événement ainsi que la liste des commissaires pour envoyer un dossier complet et clair.

Objet : Organisation d’un trail le xx/xx/xxxx

Monsieur le Sous-Préfet

Veuillez trouver ci-joint notre dossier d’organisation pour la course [Nom de la course], qui sera organisée le [date] par le club de [nom de votre association].
Vous trouverez en annexe :

  • un dossier de présentation de la course avec le règlement
  • un plan de la zone de course
  • un courrier de l’ONF (en attendant la convention officielle)
  • deux attestations de détention de brevet de Sauveteur secouriste du travail
  • un extrait du calendrier de la fédération délégataire.
  • Un exemplaire signé de l’attestation de la police d’assurance du club
  • un formulaire d’évaluation préliminaire des incidences Natura 2000
  • Le CERFA N° 13391*03

Je vous prie de bien vouloir accepter monsieur le Sous Préfet, l’expression de mon profond respect

Le président

Courrier 7 – Envoyer une lettre de remerciement après la course

Votre événement est terminé ? N’oubliez pas de remercier les élus ou les instances qui vous ont permis de le réaliser. Tout d’abord parce que c’est important de dire merci mais aussi pour donner des informations (sur l’événement passé et à venir). Voici un exemple de lettre de remerciement à adapter selon votre envie.

Objet : remerciement

Monsieur le Maire,

Notre manifestation s’est parfaitement bien déroulée, la mise à disposition de vos installations a grandement contribué à la réussite de cette journée sportive. L’amabilité des habitants n’a pas été manqué d’être souligné par les xxx concurrents présents ce jour là.

Nous vous remercions pour les autorisations que vous nous avez accordées et tout particulièrement pour la mise à disposition des infrastructures et du matériel.

Je vous prie de bien vouloir accepter Monsieur le Maire, l’expression de mon profond respect

Le président

Document type 1 : l’autorisation parentale

En tant qu’organisateur, il est de votre responsabilité de vous assurer que les mineurs ont l’autorisation de leur(s) responsable(s) légal. Demandez aux moins de 18 ans de faire signer une autorisation parentale leur donnant le droit de participer à votre course. Voici un article dans lequel nous vous proposons des autorisations parentales types.

Document type 2 : le certificat médical

Dans le cadre d’un raid multisports, il peut être intéressant de proposer un certificat médical type au moment de l’inscription. L’internaute pourrait alors le télécharger et le donner directement à son médecin pour le faire signer. Dans cet article, nous vous expliquons comment créer un certificat médical type pour votre épreuve.

Document type 3 : le tableau des commissaires et signaleurs

Ce tableau recense tous vos signaleurs. Notez les noms, prénoms, date de naissance et les numéro de permis de conduire (c’est une information demandée par la préfecture pour les demandes d’autorisation) de chaque signaleur. Ce tableau vous sera aussi utile le jour de la course. Distribuez-le à chaque signaleur sur la route, pour qu’ils puissent communiquer entre eux en cas de problème (et notez le numéro des secouristes ou du PC course dessus). Idéalement, prévoyez aussi une case pour indiquer l’emplacement du signaleur (et son heure de présence)

Télécharger le tableau des signaleurs (PDF)

Document type 4 : le tableau de renseignement sur la course

Le tableau de renseignements est un document que vous pouvez joindre en plus de la carte IGN, pour faire les demandes d’autorisation en mairie ou en préfecture. Ce tableau permet de lister tous les chemins, les intersections et les changements de direction de votre circuit. Sur chaque ligne, notez les types de routes empruntés (ex : D16, piste cyclable, GR12), le nom des villages traversés, les chemins, l’emplacement des signaleurs etc… C’est tout simplement un roadbook explicatif (et facultatif).

Télécharger le tableau (PDF)

Document type 5 : la carte organisateur

La carte, c’est le document que vous insérerez dans chaque dossier pour vos demandes d’autorisation (préfecture, ONF, communes) mais aussi le jour de la course. Voici comment fabriquer sa carte organisateur à partir d’une base IGN, dessiner dessus, placer ses signaleurs ou ses bénévoles.

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Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher
Entre courir et écrire, mon cœur balance. D'ailleurs c'est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l'organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d'événement.

6 Comments

  1. Aixe Running Club 87 dit :

    SUPER !!!

  2. BEKKARA dit :

    Je me lance dans une marche et balade de l’espoir pour la recherche médicale de la sclérodermie systémique je représente l’ASSOCIATION DES SCLERODERMIQUES DE FRANCE
    je pense que j’aurais plusieurs passages sur ce site

  3. L'HERMENAULT dit :

    Cathy
    Suite à un projet Trail + Marche Nordique que nous organiserions le 13 Octobre, je souhaitais vendre des rubans roses au profit de l’ASSOCIATION contre le Cancer du Sein.
    Pourriez-vous me dire comment je dois procéder ?
    Merci pour votre retour
    Sportivement

    • Bonjour Cathy, avez vous déjà lancé les inscriptions en ligne pour votre événement ? Notre plateforme permet cela, de vendre à la fois des dossards mais aussi des « extras » type « repas », « objets publicitaires » ou encore « faire des dons supplémentaires ». N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus

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