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Chronométrer sa course avec GmCAP

En tant qu’organisateur nous-mêmes, nous avons trouvé important de passer par la case chronométrage de course. Le but n’était pas d’assouvir un rêve de gosse (loin de là), c’était surtout l’occasion pour nous de vivre l’expérience d’un chronométrage de A à Z afin de mieux pouvoir vous en parler. Pour cela, nous avons choisi un logiciel connu de tous les organisateurs dans le monde de la course à pied : GmCAP. Adeorun permet de faire un export des inscrits vers GmCAP. Découvrez comment charger le fichier, créer la course et la gérer le Jour J.

C’est quoi GMCAP ?

GmCAP est un logiciel de gestion et de chronométrage, développé par Gilles il y a plus de 20 ans maintenant. C’est devenu un des outils incontournables pour gérer sa course ! Logiciel reconnu par la FFA, il permet notamment de transmettre efficacement des résultats de courses à label et chronométrer tout type de course. GmCAP permet d’aller très loin dans les options (chronométrage par puce, affichage des résultats sur écran etc…). Nous l’avons cependant utilisé dans sa version la plus simple, pour faire le chronométrage nous-même sans puce électronique. Ce qui nous a poussé à choisir GmCAP parmi tant d’autres, c’est que le logiciel est en français, que l’aide est très bien rédigée et que Gilles a très vite répondu à nos interrogations.

Chronométrer soi-même avec GmCAP, sans puce électronique

La puce électronique présente l’avantage de pouvoir enregistrer le temps de passage du coureur sur la ligne d’arrivée, associé bien sûr à son numéro de dossard. Cela a un coût bien entendu (il faut les puces sur les dossards mais aussi le tapis pour scanner les puces).

Pour la première édition, nous avons donc fait le choix de chronométrer sans puce (la plupart des petits organisateurs n’ayant pas le budget pour cela) et GmCAP permet de faire de la saisie manuelle des arrivées.

Nous avons donc utilisé le scanner le moins cher que nous avions à notre disposition : nos yeux.

Paramétrer GmCAP

Bien sûr, le meilleur moyen d’apprendre, c’est de commencer par télécharger le logiciel, l’installer et essayer par vous même en simulant une course. Cet article vous donnera certaines pistes mais ne vous permettra pas d’être suffisamment serein si vous vous y prenez le jour même. Testez, testez et testez !

  • Téléchargez la liste des inscrits au format Gmcap (ou excel).

Votre logiciel d’inscription en ligne vous permet peut-être de générer le format GmCAP directement (ou au minimum un format excel ou txt, c’est suffisant). Sur Adeorun, c’est en haut à droite sur l’espace organisateur.

  • Importez les coureurs sur GmCAP

Rendez-vous dans Fichier > Importer puis choisissez le type de fichier à importer sur GmCAP. En une fraction de seconde, vous allez importer toutes les informations collectées, et vous les retrouverez sur votre logiciel de chronométrage GmCAP. Une pop-up vous confirme combien vous avez importé de coureurs sur chaque circuits.

  • Ajouter les numéros de dossards

Si vous avez affecté vos numéros de dossards à l’avance sur l’outil d’inscription en ligne, c’est parfait : GmCAP les importera automatiquement dans l’étape précédente. Sinon vous pouvez choisir les numéros de dossards sur gmcap, et gérer les numéros de dossards à exclure (option importante si il vous manque un dossard dans votre série). Rendez-vous dans  « Voir > Course » pour cela.

  • La liste des coureurs

Après l’import, vous retrouvez tous vos coureurs sur Gmcap dans « Voir > Coureurs« . Vous pouvez bien sûr en ajouter ou modifier des saisies importées (par exemple : un coureur veut changer de circuit ou se faire remplacer par quelqu’un d’autre). Double cliquez sur la ligne du coureur pour faire apparaître sa fiche.

Exporter son fichier ADEORUN pour GmCAP

Vous êtes organisateur et vous utilisez déjà ADEORUN pour enregistrer des inscriptions ? En un clic, vous pouvez récupérer le fichier des inscrits à un format compatible avec GmCAP, pour créer votre course en deux minutes sur votre logiciel de chronométrage préféré.

Le jour J : Vous, GmCAP et le reste du monde

Nous y sommes, c’est le grand jour. Cela fait 2 nuits que vous ne dormez plus, vous êtes à cran. Détendez-vous, tout va très bien se passer ;). Ouvrez GmCAP. Le risque 0 n’existe pas dans le monde du chronométrage, même avec GmCAP. Tout peut très vite se transformer en cauchemar, voici des pistes pour réduire les risques d’erreur ou de débordement.

Ayez une bonne visibilité sur la ligne d’arrivée

Il faut être capable d’anticiper l’arrivée d’un coureur, de pouvoir lire son numéro de dossard. Ne placez pas votre ligne d’arrivée dans un virage et assurez vous de voir au loin.

Placez un bénévole qui note les numéros de dossards

Avec une tablette et plusieurs feuilles, ce bénévole saisit uniquement les dossards dans l’ordre d’arrivée. Pour 500 coureurs, nous avions prévu des numérotations de 1 à 10 par feuille A6. Tous les 10 arrivées, il peut donc donner sa feuille au bénévole sur l’ordinateur, qui peut alors affecter au fur et à mesure les dossards aux temps.

Placez un autre bénévole à l’ordinateur (vous, sur Gmcap)

Il faut que celui qui note les dossards soit suffisamment proche de celui qui prend les temps sur Gmcap, pour se passer au fur et à mesure les feuilles de dossards. Prévoyez un autre bénévole pour faire les navettes entre les deux.

  • Lancez la course sur GmCAP.

Cliquez sur le petit pistolet dans la barre horizontale (ou « Compétition > Démarrage des courses » pour lancer la ou les courses. Utilisez la touche « ctrl » de votre clavier en restant appuyé dessus si vous souhaitez démarrer plusieurs courses en même temps. Une fois le chrono lancé, vous pouvez fermer la petite pop-up, le chronomètre continue de tourner.

  • Ouvrez la fenêtre de saisie des arrivées

C’est maintenant que la pression commence à monter. Vous êtes à votre poste derrière votre ordinateur, à 150m, vous avez le premier en ligne de mire. Cliquez sur le petit chronomètre jaune (ou Compétition > Chronométrage automatique et arrivée).

Quand un coureur passe la ligne, appuyez sur « ctrl +1 » avec votre clavier ou le bouton « 1 temps » sur la pop-up . Personnellement, nous avons trouvé que c’était bien plus pratique avec le clavier !  Si deux coureurs passent la ligne d’arrivée en même temps, appuyez sur « ctrl +2 ». Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessous, le temps est enregistré, il apparaît sur la colonne de gauche, au niveau des « Temps non affectés ».

Dès que vous avez un moment de libre, saisissez les numéros que votre collègue note sur la feuille, dans le même ordre que lui. Dans l’exemple ci-dessous, j’ai 12 coureurs arrivés, mais je suis seulement en train de saisir le dossard n°15, affecté au temps numéro 4 (ne vous fiez pas à ce qui est surligné, c’est juste le dernier temps saisie). Le dossard que vous vous apprêtez à saisir est toujours affecté au numéro de temps le plus haut (ci dessous le 4). Si vous affectez le dossard 15 et que vous appuyez sur Entrée, le prochain dossard que vous affecterez sera pour le temps N°5 (dans l’exemple ci-dessous, c’est le dossard 58) etc… Si entre temps un coureur arrive, ne quittez rien, saisissez simplement « CTRL +1 » pour ajouter un temps (N°13) à la liste. Essayez, c’est très intuitif ! 

  • Imprimez les résultats

Rendez-vous dans « Imprimer » et « Classement général » ou « Classement par catégorie » pour sortir le classement provisoire. Vous pouvez le faire en laissant le chronomètre tourner, même si vous n’avez pas fini d’affecter les numéros de dossards à vos temps.

Nous avons aimé sur GmCAP :

  • Le support et l’aide pour la prise en main de l’outil
  • La fiabilité : jamais aucun crash. L’import est très rapide
  • L’option pour détecter des incohérences. GmCAP vous permet de minimiser les risques d’erreur d’inscription. Un algorithme tourne et détecte les « tricheurs » (ex : numéro de licence saisis plusieurs fois) mais aussi les étourdis (ex : un prénom de femme est associé au genre masculin)
  • La possibilité de corriger. Rien n’est figé, encore faut-il noter les corrections à apporter. Nous verrons dans un prochain articles les fautes les plus souvent faites, et comment les corriger avec GmCAP (inversion de dossards, écriture illisible etc…)

GmCAP est un outil qui permet à un organisateur de gérer lui-même son chronométrage. Cependant, au delà d’un certains nombres de coureurs, cela devient vite ingérable (ou trop stressant), nous en avons fait l’expérience (500 coureurs sur notre course). Même si la prise de temps est efficace, la saisie peut s’avérer longue (et la dissusion des résultats peut s’éterniser).

Suite à cette expérience, nous vous conseillons donc de faire appel à un chronométreur professionnel pour les courses accueillant beaucoup de coureurs. Vous trouverez aujourd’hui des chronométreurs capables de vous proposer des prestations abordables. Certaines courses comme la Cromagnon utilisent les douchettes pour scanner les dossards, et chronométrer la course eux mêmes avec un grand volume de coureurs, mais nous n’avons pas eu l’occasion de tester.

Quel est votre avis sur GmCAP ? Avez vous des astuces ? Combien de coureurs êtes vous capables de chronométrer vous même sur une course sans système de puce ? Préférez-vous débloquer un budget pour faire appel à un chronométreur ? 
Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher
Entre courir et écrire, mon cœur balance. D'ailleurs c'est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l'organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d'événement.

5 Comments

  1. maglieri dit :

    Très bien résumé, maintenant pour les organisateurs ayant peu de moyens financiers , il existe des société de chronométrage capable de répondre à leur besoin. Etant gérant de l’une d’entre elle, j’invite les organisateurs a prendre contact avec ma société afin d’établir un devis a des prix compétitifs. Ma société: Easychrono http://www.easychrono.fr mail rf.on1503449971orhcy1503449971sae@t1503449971catno1503449971c1503449971

  2. Fernand dit :

    Bonjour,
    cet article résume bien les différents pièges à éviter concernant le chronométrage avec GMCAP.
    Notre 1ère course avait 285 coureurs, et j’aurai aimé avoir cet article surtout concernant la saisie des dossards après avoir saisi plusieurs temps. J’ai commis l’erreur mentionnée et ça a été une grosse galère pour récupérer. Maintenant après 6 éditions nous sommes à + de 600 coureurs et utilisons une douchette pour saisir l’arrivée des coureurs grâce aux codes barres des dossards.
    J’ai pas grand chose à ajouter à toutes les recommandations de cet article, n’hésitez pas à utiliser le test de cohérence de GMCAP, c’est un outil très précieux qui évite bien des oublis et des galères pendant la course. Pensez également à sauvegarder régulièrement pendant la course, et en fin de course, on n’est jamais trop prudent…
    Enfin lisez également le guide de l’utilisateur avant de démarrer
    GMCAP est vraiment un outil pratique , simple , et efficace. Avec plusieurs options d’affichage que je vais peut être tester pour la prochaine course.

    si vous avez des questions je pourrais peut être y répondre.
    demandez Fernand à l’adresse suivant : rf.no1503449971ngamo1503449971rcal@1503449971tcatn1503449971oc1503449971

    • Merci pour ton retour Fernand. Les codes barres, tu les génères toi-même sur un site en particulier ? C’est géré par la personne qui te fournit les dossards ? J’essayerai la douchette à l’occasion, et j’ai noté aussi sur ma todolist le test d’un logiciel annexe qui me paraît très intéressant à mettre en place pour l’affichage des résultats en live (GmResultMonitor)

  3. super Jérémy le résumé. Pour ma part suite à l’utilisation de ce logiciel au trail de Lagny et en prévision de la carolipontoise, j’aurais 2 ou 3 remarques :
    – faire un couloir à l’arrivée où sera placé le bénévole notant le dossard plus calmement que sur la ligne d’arrivée;
    – récupérer les dossards dans l’ordre d’arrivée ( avec les noms marqués dessus lors de l’inscription) afin de pouvoir se refaire au cas où…
    – le danger du chrono en direct est que tu dois être sur la ligne d’arrivée avec les éternels coureurs qui viennent te voir : « j’ai fait combien? » je suis combien » je suis 4eme est-ce que j’ai une récompense? » autant de perturbations qui peuvent vite perturber les classements.

    sinon pour en revenir au logiciel en lui-même c’est vraiment un bel outil, et je pense que tu peux gérer des courses de 4 à 500 coureurs avec sans passer par des puces.
    A bientôt
    Thierry

    • Salut Thierry

      Merci pour ton retour et les conseils. J’ai amorcé un autre article qui s’intitule « les erreurs à ne pas commettre en chronométrage », et je reprends quelques uns des points que tu cites. En effet, c’est valable avec ou sans Gmcap. Tu as raison, c’est vraiment une nécessité de « se protéger » pour ne pas se faire déborder par les coureurs. Après mon avis pour 500 coureurs reste le même (je ne remets pas en question du tout GmCAP) mais dans la configuration de course que j’avais, je ne le referai plus à la main (j’ai mis beaucoup trop de temps à sortir les résultats)

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