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Organiser une course : le dossier préfecture

Si vous organisez une course, vous savez qu’il faut passer par l’étape de demandes d’autorisations. Ce n’est pas une partie de plaisir, surtout quand c’est la première fois. Il faut respecter des délais et surtout s’appliquer pour qu’il revienne pas sur votre bureau avec la mention « refusé » !  Aujourd’hui, nous vous donnons des pistes pour envoyer du premier coup un dossier complet en préfecture. Décryptons ensemble les CERFA et toutes les astuces pour réussir son dossier en préfecture ! A partir de 2018, les règles s’allègent et le dossier préfecture n’est plus systématiquement obligatoire, voyons cela ensemble

Déclaration et demande d’autorisation en préfecture

Si votre manifestation occupe ou traverse le domaine public (des routes), vous devez demander les autorisations en préfecture, mais ça, c’était avant le 14 décembre 2017 : Il fallait faire votre demande en préfecture 3 mois avant votre le jour de votre course (dernier délais). Maintenant, si votre événement traverse une seule commune, demandez simplement l’autorisation en mairie. Testez notre simulateur pour savoir quel(s) document(s) remplir.

Pour les manifestations chronométrées, avec classement

Pour commencer, vous demandez le plus tôt l’avis à la fédération délégataire (voir la liste). Pour les courses sur route, trail, course à obstacles, vous dépendez de la FFA. Déclarez votre course dans les délais sur CALORG pour que la FFA en soit informée, c’est suffisant. Sans réponse dans le mois, l’avis de la fédération est considéré comme favorable.

  • Pour tout ce qui n’est pas du vélo (trail, course à pied, course à obstacles, raids etc…) : CERFA 15824*01
  • Pour les compétitions de vélo : CERFA 15827*01

Si votre manifestation est organisée sur une seule commune, envoyez le CERFA en mairie. Si votre manifestation est organisée sur plusieurs communes, envoyez votre CERFA en préfecture. Dans les deux cas, il faut l’envoyer 2 mois avant.

Pour les manifestations non chronométrées, sans classement

Nous parlerons ici des manifestations sportives se déroulant sur la voie publique mais sans classement et/ou sans chronométrage (ex : randonnée pédestre ou rando VTT). Pour une manifestation de moins de 100 participants, aucune formalité n’est requise. 

Si votre manifestation est organisée sur une seule commune, envoyez le CERFA en mairie. Si votre manifestation est organisée sur plusieurs communes, envoyez votre CERFA en préfecture. Dans les deux cas, il faut l’envoyer 1 mois avant.

Les documents utiles pour faire sa déclaration en préfecture

Pour organiser un trail, une course sur route, un raid multisports ou tout autre type de course nature, il faut préalablement :

  • réunir les autorisations des communes que votre événement va traverser. Le coup de tampon de la préfecture ne peut pas tomber si vous n’avez pas les autorisations écrites de chaque maire.
  • rencontrer l’ONF et obtenir l’autorisation ou l’accord de principe. La préfecture va le vérifier, si vous n’avez pas fait la démarche, votre dossier vous sera renvoyé.
  • avoir sa course inscrite dans le calendrier d’une fédération (si il s’agit d’une compétition sportive). Pour les courses à pied (route, trail, semi, marathon, course à obstacles, c’est la FFA qui donne son accord. Assurez-vous donc de respecter le règlement FFA, notamment au niveau des distances de course en fonction de l’âge.
  • avoir son association affiliée ou rattachée par convention à la fédération sportive délégataire du sport concerné (vous ne pouvez pas organiser un trail si vous êtes affilié à la fédération française de Tennis de Table). Il vous faudra un accord de la FFA.
  • vous assurer d’avoir souscrit au niveau de votre association à une assurance  « responsabilité civile organisateur (RCO) » couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens confiés et les dommages aux personnes
  • faire les demandes auprès d’un organisme de secourisme. Ajoutez le document (ou un engagement écrit) de l’organisme de secours ayant accepté d’assurer la médicalisation de votre manifestation. Nous vous invitons à lire ce article si vous avez besoin de plus d’informations sur le dispositif médical et les obligations d’un organisateur.
  • évaluer les risques Natura 2000 (si votre manifestation traverse un site protégé). Télécharger le document natura 2000.

Les documents utiles pour créer un dossier complet

Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher
Entre courir et écrire, mon cœur balance. D'ailleurs c'est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l'organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d'événement.

39 Comments

  1. Peliieux dit :

    Bonjour,
    Nous sommes une association (loi 1901) de Vélo.
    Nous ne sommes pas rattachés à la fédération de cyclisme, pouvons nous organiser une Rando VTT ?

    • Bonjour Jacky

      Oui vous pouvez organiser une rando VTT sans être rattaché à la FFC. Si vous avez besoin d’informations sur la gestion des inscriptions ou les dossiers de demandes d’autorisation, n’hésitez pas à nous contacter

  2. RUBINO dit :

    Bonjour, Association loi 1901,
    Nous organisons toutes les années un trail 34 ans. L’année dernière nous avons rencontré beaucoup de difficultés pour l’autorisation préfectorale. Cette année nous avons décidé de l’organiser uniquement en colline départ et arrivée, sur la même commune. Si j’ai bien compris, il ne faut que l’autorisation de la Mairie ?
    Merci pour votre réponse. F.R

    • Bonjour Rubino

      Vous avez bien compris, en effet pour toutes les manifestations organisées après le 14 décembre 2017, si le territoire sur lequel s’étend la course ne concerne qu’une seule commune, vous n’avez plus besoin de faire de demande d’autorisation en préfecture. C’est le maire de la commune qui posera les arrêtés nécessaires à l’organisation de votre événement

  3. RUBINO dit :

    Merci!!!! pour vos précieux conseils. Je vous souhaite une Bonne et Heureuse Année 2018. F.FR

  4. Sophie dit :

    Bonjour, donc si j’ai bien suivi toutes ces précieuses informations, mon comité des fêtes qui souhaite organisé un trial+randonnée sur un la commune et seulement la commune ne doit que se rendre à la mairie, demander une autorisation et le tour et jouer?? L’administratif serait il pour une fois (et tant mieux!!!) facilité ?? Merci beaucoup !

    • Bonjour Sophie, vous avez tout compris 😉 si votre trail passe sur une seule commune, vous devez passer directement avec les services de la mairie, qui posera les arrêtés nécessaires à l’organisation de votre événement. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de plus d’informations

  5. Francoise dit :

    Bonjour,
    Toujours pour compléter mes autorisations pour l’organisation de notre trail qui aura lieu le 11 mars 2018, qui d’ailleurs ont été simplifiées, grâce à la nouvelle réglementation, je souhaiterai savoir si un médecin urgentiste est obligatoire sachant que nous avons une convention avec le SDIS avec la présence de 2 sapeurs pompiers. Merci par avance. Bonne journée.

  6. Nadège dit :

    Bonjour,

    Combien de temps avant la date prévue pour l’événement doit-on faire la demande auprès de la FFA ? Quel est leur délai pour la réponse ?

    Par ailleurs, quels sont les délais approximatifs pour la réponse de l’ONF et les associations de secouristes ?

    Peut-on organiser une course si l’on n’est pas réuni en association ? Autrement dit, un particulier peut-il être organisateur d’une course et faire sa demande en tant que tel auprès de la FFA ?

    Merci d’avance

    • Bonjour Nadège
      Auprès de la FFA, en général cela passe par CALORG, le système d’inscription des courses au calendrier. Cela se fait l’année d’avant. Si c’est tro tard il faut leur envoyer un courrier. Selon moi, le plus tôt est le mieux car les personnes qui gèrent cela au niveau départemental sont aussi des bénévoles et il est préférable de leur laisser le temps. Donc 6 mois avant pour la FFA me semble correct
      Dès l’accord de la commune, faites les demandes d’autorisations (ONF, secouristes). Un particulier ne peut pas être organisateur, c’est soit une association, soit une entreprise

  7. Muzaffer dit :

    Bonjour,

    nous somme une association loi 1901, et nous voudrons organiser une course nocturne, avec des couleurs fluorescente, non chronométré, (avec musique, lumières, animateur, dj..) au centre ville.

    Quelles sont les démarches au niveau administrative s’il vous plait ?

    Merci pour votre réponse.

    Bien respectueusement.

  8. LEGAULT dit :

    Bonjour,

    Nous sommes une association et nous voulons organiser une randonnée par équipe sur trois communes et le long du canal de Nantes à Brest.
    Si j’ai bien compris , il nous faut une autorisation de la part de la préfecture et je voulais savoir si les chemins de halage le long du canal étaient soumis à une autorisation particulière?

    Merci à vous pour votre aide.

    Jérôme

    • Bonjour Jérôme,

      oui, pour les chemins de halage, il faut contacter les voies navigables de France, vous avez raison de le signaler, il faudrait que je l’ajoute dans l’article. Cela peut être très long donc faites la demande bien en avance

  9. Sébastien dit :

    Bonjour,

    Je suis éducateur sportif dans une commune et le service des sports souhaite organiser un « raid aventure famille » avec quelques épreuves et une course d’orientation. Avec 2 formules: une découverte sans chronométrage et une challenge avec chronométrage de la C.O. et un petit classement honorifique. Nous attendons environ 150 participants.
    Peut- on organiser une telle manifestation en tant que collectivité?
    Doit-on avoir forcément l’avis d’une fédé et si oui laquelle?
    Sommes-nous obligés de demander un certificat médical pour chaque participant?
    Doit-on impérativement avoir un service médical?
    La manifestation se déroulerait sur la commune donc une autorisation via un cerfa en MAirie et celle de l’ONF suffiraient??

    Merci d’avance pour vos réponses.
    Sportivement.

    • Bonjour Sébastien

      Si votre événement est chronométré et/ou avec classement, que ce soit avec une GEC pour la co ou carton de controle, oui il faut demander un certificat médical aux participants. Pour le raid, la fédé délégataire est la FFTRI. Pour une CO seule, c’est la FFCO
      En tant que collectivité, vous avez le droit d’organiser et vous devez disposer d’un médecin si votre événement dépasse 500 participants. Un service de secouriste est bien sûr obligatoie

  10. Guillaume dit :

    Bonjour, je fais parti d’une association 1901 de VTT loisir et nous souhaiterions organiser une rando nocturne ( VTT et marche) dans notre agglomération ( 20.000 habitants )
    J’aimerais connaître les dispositions particulières liés à cet événement ( demandes, autorisations, qui prévenir? Signaleur ? Etc….)

    Nous avons l’habitude de faire une rando par an à la campagne ( environ 500 participants) , mais est-ce différent de nuit et en ville???

    Sportivement

    Merci bcp

    • Bonjour – aucune différence entre jour et nuit à mon sens, les démarches sont les mêmes au niveau des dossiers, mais le résultats (l’accord ou non) ne sera pas forcément le même. Exemple : l’ONF dans certaines régions est assez frileux avec les événements nocturnes.

  11. Didier dit :

    Club de Velo loi 1901 affilié ffc et sport pour tous souhait organisé une course sous l’égide de sport pour tous est ce que la ffc peu nous interdire de la faire sachant qu’on est affiliée au deux ?

  12. Paméla dit :

    Bonjour,
    Nous organisons une course d’obstacle dans un terrain fermé loué par la mairie.
    Dois-t-on déclarer à la FFA notre événement ou seulement au Maire ?
    Merci à vous
    Cdt

  13. David M dit :

    Bonjour, j’organise une rando marche et VTT avec un départ et une arrivé au même endroit mais
    le parcours de chemin passe sur différentes communes suis je obligé de continuer à le déclarer
    en préfecture ?
    Merci à vous
    Cdt

  14. VAL dit :

    Bonjour,
    Nous sommes une association de loisirs non sportive et souhaitons organiser une randonnée pédestre non chronométrée qui accueillera un nombre de personnes qui ne peut être défini à l’avance. Le départ et l’arrivée se fera dans le village mais traversera d’autres villages. Faut-il une autorisation préfectorale? Même s’ils font partis de la même communauté de communes?
    Faut-il un service médical? Si oui, quoi?
    Merci de votre réponse

    • Bonjour

      Je cite :

      « L’organisation d’une manifestation sportive sans classement, sans chronométrage et sans horaire fixé à l’avance comptant plus de 100 participants (randonnées pédestres, rallye cycliste, etc.) qui se déroule en totalité ou en partie sur une voie publique ou ouverte à la circulation publique est soumise à déclaration.

      Lorsque la manifestation compte moins de 100 participants, aucune formalité n’est requise. »

      Plus d’infos sur https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F34326

  15. Hedou dit :

    Bonjour
    nous organisons le 10 mai une course cycliste, sur notre commune, MAIS EMPRUNTONS DEUX DEPARTEMENTALES , la s/ prefecture dit ceci
    plus de dossier en prefecture, le service des sports de ma commune n’est pas au courant de cette loi du 17 decembre 2017
    comment faire ?? sachant qu’il faut déposer le dossier deux mois avant
    Merci de bien vouloir me repondre sur mon mail veo
    moc.l1540258190iamto1540258190h@ole1540258190v-tim1540258190il-on1540258190

  16. ANDRIEUX dit :

    Bonjour,
    Nous sommes une association et souhaitons organiser un événement proposant 3 parcours : une rando sans classement (50 personnes), un trail de 8km par équipe de 2 avec un classement par ordre d’arrivée (50 équipes de 2) et un parcours VTT sur le même principe que le trail.
    Seul le parcours VTT passerait par plusieurs communes.

    Si j’ai bien compris la rando ne nécessite aucune déclaration… le trail auprès de la mairie, avec une demande d’avis au préalable à la FFA…et le VTT : demande à la sous-pref, avec demande à la FFC.
    Faut-il vraiment être rattaché aux fédérations délégataires ou une demande par courrier suffit?
    De plus, dans ce cas de figure : événement proposant 3 activités différentes, faut-il déclarer le trail et VTT séparément, avec le cerfa correspondant pour chaque? ou pouvons nous déclarer l’ensemble de l’événement à la sous-préfecture? mais du coup, quel cerfa?

    Merci d’avance.
    Sportivement.

    • Bonjour,

      Un courrier suffit, il n’est pas nécessaire d’appartenir à la fédération délégataire. Le tout étant de les informer et surtout de respecter le règlement fédéral. Je pense que vous devez dans votre cas de figure très spécifique utiliser les deux CERFA différents (un pour le trail et un pour le VTT) et tout envoyer dans un seul dossier en sous préfecture

  17. Thierry dit :

    Bonjour Jérémy,
    (nous avions échangé par mail l’année dernière)
    Nous organisons notre troisième édition de la Defoulade (course à obstacles) . Quand je dis ‘nous’, en réalité il s’agit de la commune qui est porteuse du projet.
    Donc ma première question concerne les demandes d’autorisation : Nous avons plus de 100 participants et il n’y aura pas de classement ni chronométrage … donc ne devons avoir l’autorisation de la commune … Dans ce cas la mairie peut elle être juge et partie ?
    Seconde question : Si nous souhaitons chronométrer nos épreuves adultes, il nous faut l’accord de la FFA mais est ce que cela est compatible avec nos épreuve enfants (qui ne sont pas chronométrées) ?

    Sportivement

    • Bonjour Thierry

      Je me souviens bien en effet. Je vous invite à faire la demande dans ce cas pour votre épreuve auprès de la FFA, au mieux vous aurez ainsi l’autorisation et c’est toujours mieux dans le relationnel d’informer les instances locales. Prenez contact avec le président de votre CDCHS pour les informer. Si votre épreuve traverse une seule commun de, vous n’aurez pas besoin de faire la demande en préfecture. Sportivement

  18. Maillot dit :

    Bonjour,
    J’organise un événement sportif chronométré soumis à la ligue (donc restriction d’âge).

    Je souhaite, en parallèle de cet événement, organiser un parcours ouvert à tous petits et grand , sans classement, sans chrono.

    Si la mairie me donne son accord, est ce suffisant pour faire participer même les plus petit sur une petite distance (1,5km et 4km) ?

    Merci pour votre réponse !

  19. Ramdani dit :

    Bonjour je suis bénévole pour l association vaincre la mucoviscidose et nous souhaitons faire une course pédestre pour enfant et adulte .
    Quelles sont les documents a remplir pour les demande prefecture.
    Et il y aura un bapteme moto quelle sont les modalités à suivre merci
    Ramdani Nabila
    organisatrice virade de l ‘espoir

  20. Lia dit :

    Bonjour Jérémy,
    J’organise une course au profit d’une association avec des amies coureuses et notre mairie.
    C’est la première édition, et je souhaitais vous demander si vous aviez un conseil en ce qui concerne la communication.
    Connaissez vous un ou des sites gratuits qui référencent les courses?
    Merci d’avance pour votre réponse.
    Bien cordialement.
    lia

  21. V dit :

    Bonjour,

    J’aimerais organiser une marche pédestre dans les Vosges :

    – Plus de 100 participants
    – Plusieurs communes
    – Chronométrée

    Dois-je faire le demande :
    – Auprès de la préfecture
    – Auprès de l’ONF
    – Auprès du Parc du Ballon des Vosges (Natura 2000)
    – Secouristes
    – …

    Suis-je correct ?

    Merci d’avance,
    V

  22. Vaillant Mikaela dit :

    Bonjour, je suis dans une association des commerçants. et nous voudrions organisé une course color run sur notre petite commune.
    J’ai compris que pour moin de demande il faudrait la faire que dans notre commune.
    On avait pensée dans des champs … si la mairie et le propriétaire des champs sont d’accord il y a t’il d’autre demande a faire pour une color run ??

    Il n’y a pas d’association de course dans notre commune donc avec quel assos je peux me rapprocher ? le foot ?
    Merci de vos précieux conseils
    Cordialement

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