FFA : ce qui change pour les organisateurs et les coureurs au 1er novembre 2018
7 septembre 2018

Une fonction « liste d’attente »

Les événements dont les inscriptions se remplissent à l’avance ne se comptent plus ! C’est pourquoi nous avons développé une fonction « liste d’attente », pour permettre à nos clients de courses à succès de gérer l’affluence facilement ! Nous allons vous expliquer en quelques mots comment nous gérons l’affluence sur Adeorun et comment les listes d’attente se mettent en place pour vos inscrits une fois que votre événement affiche complet.

Les avantages des listes d’attente

Quand nous ouvrons les inscriptions, vous avez la possibilité depuis l’espace organisateur de paramétrer les quantités max de coureurs sur chaque circuits ou sur l’ensemble de votre événement. Le décompte se fait, et une fois que c’est plein, le formulaire se ferme. Mais il peut y avoir des cas d’annulations ou des désistements, surtout si les inscriptions sont ouvertes très longtemps à l’avance : une grossesse qui démarre, une invitation à un mariage etc… Dans ce cas, l’organisateur à la possibilité d’annuler la participation mais comment remettre une place en jeu 

Afin que cela ne porte pas préjudice à l’organisateur, et que le remplissage  de sa course soit réel, celui ci peut gérer des listes d’attente. Une fois que le quota est atteint (soit sur un circuit, soit sur l’événement); le formulaire passe en mode « liste d’attente ».  L’organisateur n’a plus besoin de gérer un fichier excel à part et de contacter manuellement chaque personne en fonction des places qui se libèrent, vous pouvez désormais le gérer sur l’espace organisateur adeorun. La liste d’attente peut être activée aussi tout simplement pour sonder le potentiel de son événement, voir combien vous auriez eu réellement d’inscrits si vous aviez laissé courir les inscriptions.

Comment ça marche ?

La liste d’attente est une nouvelle fonctionnalité gratuite pour l’organisateur d’événement sportif.

  • Le formulaire atteint le quota max, il ne reste plus de place disponible
  • Nous précisons à l’internaute qu’il est sur le point de s’inscrire sur la liste d’attente à travers un message

  • Le coureur remplit le formulaire de la même façon
  • Le coureur reçoit un mail de confirmation d’inscription sur liste d’attente
  • L’internaute inscrit sur liste d’attente n’apparaît pas sur la liste des inscrits publique mais sur l’espace organisateur dans la liste des participants avec le filtre « liste d’attente »

 

Et après, comment passer un internaute pré-inscrits à la liste des inscrits ?

Ce qui manque, c’est son paiement. Il vous suffit donc en tant qu’organisateur d’aller filtrer la liste d’attente, de choisir le nom d’un coureur (ou de prendre dans l’ordre d’inscription) puis de cliquer sur le bouton « envoyer un lien de paiement ». L’internaute reçoit un mail (personnalisable) avec un lien de paiement. Une fois que le règlement est fait, l’internaute passe automatiquement sur la liste des inscrits. Facile non ?

  • Pour accélérer le remplissage et éviter que les internautes ne tardent à s’inscrire, nous pouvons mettre une péremption du lien de paiement (après 2 jours sans réponse de l’internaute, nous pouvons faire en sorte que son lien de paiement ne fonctionne plus)
  • Si la demande a déjà envoyée, le bouton se transforme en « renvoyer la demande », ainsi vous savez déjà à qui vous avez envoyé une invitation

Vous organisez un événement à succès ou vous souhaitez en savoir plus sur cette fonctionnalité ? N’hésitez pas à nous contacter

Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher
Entre courir et écrire, mon cœur balance. D'ailleurs c'est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l'organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d'événement.

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