Créer une carte pour les demandes d’autorisation ou présenter un circuit

Quand vous organisez une course, vous avez besoin à un moment ou un autre de présenter votre circuit aux coureurs, mais aussi aux autorités qui vont valider vos demandes d’autorisation. A quel endroit vont se trouver vos signaleurs ? Dans quel secteur va se dérouler votre épreuve ? C’est souvent plus facile d’utiliser une carte que des mots. Ensemble, nous allons voir comment créer une carte puis dessiner dessus facilement, pour en faire un document sexy qui donnera envie à la préfecture ou aux élus d’une commune de vous dire “Ouiiiiiii” et qui sera aussi explicatif pour les coureurs.

Pourquoi créer une carte des lieux quand on organise ?

Nous vous le disions en introduction, créer la carte de la zone de course n’est pas du temps de perdu. Vous allez avoir besoin de votre carte des lieux à différents niveaux, notamment pour :

• faire vos demandes d’autorisation (dans les mairies, en préfecture, ONF etc…). Elle sera clairement demandé dans le dossier préfecture.
• présenter les circuits sur votre site web
• Créer un panneau sur le lieu de course et présenter le kilométrage
• mieux communiquer avec les bénévoles le jour J (c’est important que chaque bénévole connaisse le circuit)
• placer vos signaleurs aux intersections de route
• informer les secouristes et leur permettre de se déplacer plus facilement en cas de problème.

Où trouver le support pour créer sa carte ?

L’ IGN reste la base la plus précise pour délimiter une zone à l’échelle d’une course. Plus précise que Google Map, la carte IGN sera facile à interpréter pour un élu ou un agent de l’ONF. Si vous n’avez pas la carte IGN au format papier chez vous, sachez que l’IGN met à disposition toute la cartothèque française en version numérique. Dans ce tutoriel, nous vous expliquons comment assembler une carte IGN à partir de Géoportail par exemple, pour en créer une carte au format papier. Notez bien que l’utilisation de l’IGN est libre mais soumise à des règles (mais gratuit pour un usage ne procurant pas d’avantage économique direct ou indirect, dans la limite du format A4).

Géoportail n’est qu’un exemple parmi tant d’autres, de nombreux sites vous permettent de consulter des cartes IGN en ligne, n’hésitez pas à partager en commentaire vos astuces.

Dessiner sur une carte : que peut-on mettre dessus ?

Que vous organisiez un trail, un raid multisports ou tout autre type d’événement qui va nécessiter d’emprunter la voie publique, nous vous recommandons de vous mettre à la place de l’instance à qui vous faites la demande : par défaut, ils vont se poser des questions auxquelles vous n’aurez pas pensées. Si vous donnez une carte vierge sans explication dessus, il y a de fortes chances que vous essuyiez directement un refus.

Votre carte pour les demandes d’autorisation :

• Dessinez les routes interdites : c’est évident pour vous mais si il y a une nationale ou une autoroute sur la carte, dessinez de croix rouges dessus pour bien montrer que vos coureurs ne vont pas l’emprunter
• Dessinez les zones interdites : montrez que vous avez fait les démarches auprès de l’ONF ou de NATURA 2000 et que vous avez conscience que certaines zones ne doivent pas être empruntées par les coureurs
• Placez des commissaires : montrez que vous avez conscience de la circulation et que vous savez anticiper le danger. Par exemple, à chaque traversée de route, vous devez placer un commissaire. Les dessiner sur une carte vous permet aussi d’évaluer vos besoins de bénévoles, en plaçant des noms dessus, des heures de passage etc….

Votre carte pour afficher sur votre site ou sur place

Notez bien que si votre carte n’est destinée qu’à un usage numérique (sur votre site web ou pièce jointe envoyée par mail), vous pouvez vous contenter de créer une carte de 72 dpi. Si vous souhaitez l’imprimer pour l’ajouter dans un dossier de demande d’autorisation ou l’afficher sur le lieu de départ de votre course, il faut la créer en 300 dpi.

Idéalement, cette carte doit comporter toutes les informations importantes que vous allez communiquer aux participants

• Le lieu de départ et d’arrivée
• Le circuit
• Le kilométrage
• Les zones de parking
• Les ravitaillements
• L’emplacement des secouristes

Nous préférons la méthode manuelle car nous avons toujours besoin d’ajuster la carte ou d’ajouter une information dessus.  Voici un exemple de carte que nous avons créé pour une course à obstacles, destinée à être affichée sur place et sur le site web pour présenter un parcours.

La carte ci-dessous a été réalisée pour présenter un circuit à des randonneurs. Le plus important était de montrer le lieu de départ, l’arrivée, le circuit ainsi que les spots à ne pas manquer le parcours. Vous remarquerez aussi un quadrillage superposé au-dessus : il permet aux bénévoles présents sur le circuit d’informer plus facilement les secouristes en cas de problème (exemple : un blessé en case C7, à la jonction de la route la plus au nord)

Enfin, si vous organisez un événement de grande ampleur, qui va nécessiter la création d’un “village départ”, nous vous invitons à créer un plan du site d’accueil, à la fois pour les bénévoles mais aussi pour les participants. C’est le type de plan que l’on peut retrouver par exemple à l’entrée d’un salon ou d’une foire-expo. Nous avions créé ce plan ci-dessous (sur OCAD et photoshop) pour expliquer aux coureurs comment se déplacer sur la zone départ de la course à obstacles.

Nous réalisons nos cartes sous Photoshop, en utilisant des calques que nous superposons sur la carte. Ainsi, nous pouvons en un clic masquer un élément ou un groupe d’éléments. Si vous cherchez des outils équivalents gratuits, nous vous invitons à tester Gimp ou ou Fotofiltre.

Pour une intégration sur un site web, il existe des services en ligne qui peuvent vous éviter toute la partie mise en page. Grâce à TracedeTrail par exemple, créez votre circuit en ligne puis intégrez-le sur votre site web. C’est aussi réalisable avec les outils de Calculitinéraires ou d’Open Runner

Si vous ne souhaitez pas vous embêter avec l’installation d’un logiciel, je vous invite à tester Picozu, qui est un outil en ligne gratuit comme photoshop : chargez votre carte de fond, dessinez dessus pour ajouter les informations de votre choix et téléchargez l’image finale sur votre ordinateur !

Pixlr est un autre outil plutôt bien ficelé que je vous invite à essayer pour dessiner en ligne via un éditeur plutôt complet.

Nous actualiserons cet article si nous trouvons d’autres outils en ligne équivalents et gratuits. N’hésitez pas à nous communiquer vos astuces en commentaires.

Votre carte pour les bénévoles

Vos bénévoles le jour J ne doivent pas être dans l’inconnu. Pensez à sortir une carte spéciale bénévole avec :

• les numéros de téléphone importants (secouriste, directeur de course, accueil etc…)
• les heures de passage approximative des coureurs
• l’emplacement des signaleurs
• l’emplacement des ravitaillements
• toutes les informations utiles au bon déroulement de votre manifestation sportive !

Nous restons à votre disposition en commentaire pour vous aider à créer votre carte, vous recommander des outils ou tester de nouvelles solutions !