Créer une carte pour les demandes d’autorisation ou présenter un circuit
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Les outils incontournables pour gérer son événement

Que vous décidiez d’organiser un trail avec 150 personnes, un raid multisports accueillant 250 équipes ou une manifestation attirant des milliers de personnes, vous allez prendre la casquette d’un directeur de course ! En tant qu’organisateur, vous devenez alors le bénévole n°1, celui qui dirige. Le plus important dans la gestion d’un événement sportif, c’est de coordonner vos bénévoles et bien communiquer avec eux. Pour gérer l’avancement d’un projet, il existe différents outils en ligne qui vont vous permettre de gagner en efficacité. Voici des conseils d’un organisateur pour des organisateurs, pour mieux gérer votre événement sportif.

Envoyer des mails avec Gmail

Gmail est un webmail gratuit propulsé par Google. Vous allez me dire à juste titre : « pourquoi il essaye de nous vendre gmail celui-là alors que j ‘ai déjà une boîte mail« . Gmail est non seulement un outil efficace pour gérer ses mails mais c’est aussi la porte d’entrée de nombreux services en ligne que nous allons vous présenter ci-dessous. Avoir un compte gmail permet d’utiliser un espace de stockage en ligne, de stocker ses documents sur google drive etc …

Communiquer sur Internet avec Facebook

Vous pouvez avoir l’avis que vous voulez sur Facebook, nous nous accorderons que c’est un réseau social indispensable en terme de communication pour réussir la promotion de son événement sportif ! Dans l’article Bien communiquer avec Facebook, nous vous expliquons comment créer une page et un événement et surtout quelles sont les règles d’or pour ne pas vous disperser en terme de communication.

page-facebook

Gérer ses documents avec Google drive

Google Drive est un ensemble d’outils bureautiques en ligne. Vous connaissiez Excel ou Word ? Et bien Google Drive vous propose l’équivalent, mais en ligne. L’avantage d’utiliser Drive, c’est de pouvoir partager des documents avec vos bénévoles et d’arrêter de travailler tout seul dans votre coin sur votre ordinateur. Vous pourriez par exemple partager un tableau de présence avec tous vos bénévoles, ou partager uniquement avec le GECman la liste des points du raid etc… Voici un article de présentation de Google Drive pour débuter.

googledrive

Sur Drive, Tout peut-être archivé et classé dans des dossiers comme sur votre ordinateur, mais en ligne. D’une année à l’autre, vous pouvez donc retrouver tous vos documents, vous pouvez facilement passer la main à un autre organisateur et surtout, vous ne risquez pas de perdre toutes vos archives ! Voici trois outils de la suite Google Drive que vous utiliserez à volonté !

Outil 1 : Google Sheets (équivalent de Excel)

Google Sheets permet de créer des tableaux, faire des calculs, présenter des chiffres : c’est un tableur avec toutes les fonctions nécessaires pour faire un budget prévisionnelprésenter des données ou utiliser des formules.

Outil 2 : Google Docs (équivalent de Word)

Docs est un logiciel de traitement de texte en ligne, qui permet par exemple de rédiger des courriers pour vos demandes d’autorisation, taper vos lettres de remerciements pour les partenaires ou les élus etc…

Outil 3 : Google Forms

Forms permet de créer des formulaires en ligne, et de traiter les données dans un tableur (Sheets, présenté juste au dessus). Nous l’utilisons par exemple pour gérer l’inscription des bénévoles, en paramétrant un formulaire de présence sur lequel chacun va donner ses disponibilités et ses contraintes. Le fait de récupérer les données dans un tableau permet d’avoir une vue d’ensemble sur la présence des bénévoles le Jour J. Nous écrirons prochainement un article pour vous expliquer comment créer un formulaire Bénévoles et récupérer les données automatiquement dans un tableau comme la capture ci-dessous. Vous pourriez aussi imaginer gérer vos inscriptions avec Google Forms, bien que cela ne vous permette pas de gérer des paiements en ligne.

liste-benevoles

Et votre site web ?

Si vous n’avez pas le budget pour payer une prestation, rassurez-vous, vous pourrez très facilement y arriver vous même ! Devenez le webmaster du site de votre propre manifestation ! Comme nous l’expliquions dans un précédent article, si votre manifestation est pérenne, nous vous invitons à créer un site dédié pour votre événément sportif car il vous apportera :

site-evenement-creer

Deux solutions s’offrent à vous :

  • Solution 1 : acheter un hébergement et un nom de domaine puis installer vous même un CMS libre type WordPress ou Joomla. Nous avons fait le site de la course à obstacles LA 1418 avec un wordpress par exemple, tout comme le site de l’Orient’Oise.
  • Solution 2: utiliser un CMS en ligne (type Wix, e-monsite, Jimdo etc…). Nous recommandons souvent e-monsite à nos organisateurs car c’est un outil complet, made in France avec une équipe support qui répond quand vous criez à l’aide. Voici le site d’un organisateur de raid (client Adeorun) qui a été fait via e-monsite  : lasouchemultisports.e-monsite.com ou encore le site web du Trail du Château de Pierrefonds : trailduchateaudepierrefonds.com

L’avantage des CMS en ligne plutôt qu’un CMS libre (que ce soit e-monsite ou un autre), c’est que vous n’avez pas à gérer les mises à jour ni à mettre les mains dans le cambouis (et encore moins avoir des notions en hébergement). Le travail est simplifié. L’inconvénient c’est que vous avez des outils pré-définis, et qu’il n’est pas forcément possible de les modifier. Mais entre nous, pour créer le site de sa manifestation sportive, c’est amplement suffisant !

Gérer vos inscriptions en ligne avec Adeorun

Nous nous sentons obligés de placer Adeorun dans la liste des outils en ligne indispensables pour gérer sa course ou une manifestation sportive.

organisateur-adeorun

Grâce à l’espace organisateur sur Adeorun, vous avez une vue d’ensemble sur l’événement :

  • vous surveillez le remplissage de votre manifestation
  • vous gérez facilement les changements de circuits
  • vous validez les certificats médicaux ou les licences
  • vous relancez vos participants
  • vous téléchargez la liste des inscrits au bon format selon votre logiciel de chronométrage
  • vous encaissez au fur et à mesure les paiements collectés par CB.

N’hésitez pas à nous contacter par mail ou par téléphone (06.64.02.44.65)  si vous souhaitez en savoir plus sur Adeorun

Pour planifier une réunion : Doodle

Vous aussi vous trouvez qu’il est compliqué de trouver une date de réunion qui conviendra à tout le monde ! Doodle est une application web gratuite qui permet de planifier un événement et de permettre à tout le monde de cocher ses disponibilités en fonction de vos propositions.  Doodle fait ressortir automatiquement les jours et les heures qui conviennent le mieux à tout le monde. A tester et à mettre en application avec vos bénévoles pour maximiser les présences aux réunions ! Dans cet article, nous avons mis Doodle en application pour planifier une réunion de bénévolessondage-doodle

Gérer le chronométrage de sa course

Tout dépend si vous gérez le chronométrage vous même ou si vous faites appel à un chronométreur. Vous trouverez ci-dessous des exemples de logiciels ou applications de chronométrage pour le trail, la CO ou le raid multisports. Nous publierons au fur et à mesure les tests d’applications que nous utiliserons

Pour les courses à pied (route, trail), le logiciel de chronométrage pour lequel on nous demande le plus souvent un export sur Adeorun, c’est GmCAP. GmCAP est un logiciel qui permet de télécharger la liste des inscrits, gérer les arrivées et les classements. Logica est un autre logiciel apprécié par les organisateurs de course à pied. De petites applications font leur apparition sur Google Play pour les organisateurs équipés d’un smartphone Android. Scan RACE, Bib logger ou Photo Stopwatch sont des applications lites pour scanner un code barre ou prendre une photo d’un coureur à l’arrivée.

Si votre course n’attire pas 2000 personnes et que vous pensez pouvoir gérer vous même le chronométrage, c’est aussi possible avec un chronomètre, un bon fichier excel et quelques formules adaptées au classement pour vous mâcher le travail. Nous disposons d’un fichier sur-mesure qui fonctionne en saisissant le numéro dossard : n’hésitez pas à nous contacter pour essayer.

chrono-excel

Pour le raid multisports ou la course d’orientation, ce ne sont pas les mêmes outils : les courses sont beaucoup plus complexes : les coureurs sont équipés d’un doigt électronique Sport Ident et les points de passage sont validés par des boîtiers électroniques. On appelle cela la GEC (gestion électronique de la course). Parmi les logiciels libres GEC les plus utilisés, vous aurez le choix entre MEOS, HELGA, GECO, GeRAID. Le logiciel OE lui est payant. Il y a bien longtemps, nous avons publié un tutoriel vous expliquant comment paramétrer une course au score avec OE.

Créer des supports visuels (flyers, cartes, affiches)

Flyers, affiches, pancartes : soit vous connaissez un graphiste, soit vous allez devoir vous improviser designer ! Nous recommandons bien sûr quand c’est possible l’utilisation de Photoshop pour réaliser vos supports de communication ou dessiner vos cartes. Ce logiciel étant payant, je vous invite à télécharger GIMP ou Fotofiltre si vous cherchez une alternative gratuite (n’essayez surtout pas avec Paint, c’est une perte de temps)

Il y a des alternatives à Photoshop ! Dans le même style d’outil mais en ligne (sans logiciel à télécharger), il y a différents sites de retouche d’images gratuits :  je vous invite à tester prioritairement Pixlr : c’est un véritable PHOTOSHOP gratuit et en ligne, avec une gestion des calques et des outils similaires.

pixlr

Pour ceux qui veulent plus de choix, essayez aussi d’autres logiciels de retouches en ligne comme Photoshop OnlinePicozu ou encore PicMonkey

Planifier ses tâches avec Trello

Trello est un outil de gestion de projet gratuit qui repose sur la méthode Kan-ban (pour ceux qui ont bien suivi leur cours d’économie au lycée). Avec Trello, une tâche devient un post-it et l’idée c’est de faire évoluer votre post-it à travers différentes étapes, de la création de l’idée jusqu’à sa concrétisation. Trello peut être utilisé à plusieurs, un système de notification permet à chacun d’être informé qu’une nouvelle tâche à été créée ou avancée. Depuis peu, cet outil est même disponible en français, vous n’avez plus aucune raison de vous priver de Trello. Voici un exemple d’utilisation de Trello pour notre course à obstacles la 1418. Les 3 co-organisateurs utilisent cet outils pour échanger des idées, des documents ou faire avancer des tâches.

trello-projet

Si vous avez une question sur un des outils cités ci-dessus ou compléter cet article en partageant vos astuces, n’hésitez pas à laisser un commentaire.
Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher
Entre courir et écrire, mon cœur balance. D'ailleurs c'est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l'organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d'événement.

3 Comments

  1. champagne dit :

    Un nouvel outil http://www.vorg.fr pour gérer les bénévoles, leur affectation, les fourniturees, les badges…

  2. pfeuty dit :

    Avez vous une solution pour produire les diplômes en ligne de chaque coureur ?
    J’ai moi même développé une application Web pour cela avec un générateur de code php (Scriptcase) pour le site du marathon de Metz
    url pour voir la page des résultats :
    http://www.marathon-metz.fr/resultats-diplomes-2018

    Je suis à la recherche d’un logiciel qui pourrait produire le même résultat mais qui soit facile à utiliser pour un non informaticien.
    Les données qui figurent dans le diplôme proviennent d’un fichier Excel du chronométreur de l’épreuve

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