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Rando VTT : 10 bonnes raisons de choisir ADEORUN

Adeorun est un système d’inscription en ligne pour les organisateurs d’événements sportifs.  Avec notre outil, nous répondons aux problématiques des organisateurs de randonnées VTT et c’est ce que nous vous proposons de découvrir à travers cet article. Voici 10 bonnes raisons d’utiliser Adeorun pour gérer en amont les inscriptions pour votre rando VTT et être soulagé le jour J.

Nous le savons car nous sommes aussi pratiquants  : les organisateurs de randos VTT avaient l’habitude jusqu’à présent de gérer les inscriptions sur place. Le prix des randonnées VTT oscillent entre 4 et 10 euros et c’était le matin même que le cycliste se rendait à l’accueil pour payer son inscription ! Pourtant, de plus en plus d’organisateurs de randos VTT font appel à nos services pour mettre en place de l’inscription en ligne en complément de l’inscription sur place. Pourquoi ?

Les inscriptions pour votre rando VTT dépendront moins de la météo

Vous le savez, que l’on soit cycliste, coureur ou randonneur, c’est souvent plus compliqué de sortir de son lit si il pleut ou si il fait froid. Le fait de ne pas être inscrit à l’avance va peser dans la balance au niveau du choix du participant : « je me lève ou je ne me lève pas« . « Je vais salir mon VTT ou pas ?  » Le fait d’être inscrit à l’avance incitera le participant à se déplacer, et si ce n’est pas le cas, il en fait le choix et cela plombe pas le budget de l’organisateur. Les conditions météos extrêmes peuvent réduire de moitié la fréquentation d’un événement : c’est la plus grande crainte de l’organisateur, qui lui a dû avancer des frais. L’inscription en ligne permet d’assurer des inscriptions à l’avance et donc un budget minimum (encore faut-il que l’internaute y trouve un intérêt, c’est ce que nous vous proposons de découvrir ensuite).

Possibilité d’affecter des plaques VTT à l’avance (et donc les personnaliser)

Les organisateurs de randos VTT aiment proposer aux participants de créer une plaque VTT personnalisée. Plus qu’un objet de contrôle des participants, c’est aussi un souvenir au même titre qu’une médaille. C’est aussi une bonne façon de mettre en avant vos partenaires et de leur renvoyer la balle le jour de l’événement. Les participants apprécient conserver la plaque VTT, surtout quand elle est nominative, au couleur de l’événement et avec la distance effectuée dessus. Cela n’est évidemment possible que si le participant s’inscrit à l’avance, la création de plaque VTT personnalisée demandant du temps à fabriquer.

Les organisateurs du RIC à Compiègne (dont les plaques sont ci dessous) utilisent ADEORUN pour collecter leurs inscriptions à l’avance. Si les coureurs s’inscrivent avant une date donnée, la plaque personnalisée est offerte.

 

Possibilité de vendre des repas pour les participants et les accompagnateurs

Que l’on propose une pasta party, un américain-frites ou un sandwich à l’arrivée, c’est toujours plus simple de savoir à l’avance combien de baguettes acheter, quelle quantité de jambon prévoir ou combien annoncer de repas à préparer au prestataire. L’inscription en ligne permet au participant d’acheter son repas en même temps qu’il s’inscrit à l’épreuve, et même réserver des repas pour les accompagnateurs. Ainsi le jour J à l’accueil, le participant retire sa plaque et l’ensemble de ses tickets repas.

 

Possibilité d’avoir des fonds avant le jour J

Nous avons conscience qu’organiser un événement sportif peut nécessiter d’avoir besoin de fonds avant le jour J : verser un acompte pour réserver les fûts de bière, payer un prestataire pour les repas, acheter du matériel de fléchage etc…  Sur ADEORUN, nous reversons les fonds à l’organisateur à la demande, quand il a besoin !

Mieux animer la communauté

Pour vous démarquer vous allez certainement animer votre page sur facebook, faire du mailing, de la communication croisée avec d’autres randonnées etc… Pour vous permettre de faire gagner des dossards par exemple ou inviter des partenaires sur votre événement, nous vous donnons la possibilité de créer des codes promos. Des participants peuvent donc aller s’inscrire gratuitement sur votre événement, sans que vous ayez à saisir manuellement des informations !

C’est plus rassurant pour certaines personnes

C’est comme ça, certaines personnes préfèrent que tout soit réglé à l’avance. Cela les rassure de savoir qu’elles auront une place, que l’inscription est faite, qu’il n’y a plus qu’a sortir son VTT du coffre et retirer sa plaque le jour J. En donnant la possibilité aux gens de s’inscrire à l’avance, vous évitez aussi à devoir gérer des chèques sur place, de l’espèce et c’est aussi une contrainte en moins pour le participant (« grrr, j’ai pas de liquide« ) ! De nombreuses personnes sont demandeurs de l’inscription en ligne, qui représente un confort et un stress en moins le jour J. 

Un outil gratuit pour l’organisateur

Les frais d’inscription s’appliquent à la charge du coureur et dépendent du tarif de l’inscription. Ils s’élèvent en général à moins de 0.90€ pour les randos VTT. En tant qu’organisateur, c’est donc un outil gratuit pour vous (mais vous pouvez aussi décider de les prendre à votre charge). Vous accédez à une interface qui permet de suivre l’évolution des inscriptions, télécharger le fichier avec les inscrits, attribuer les plaques VTT etc… Le formulaire que nous vous proposons est accompagné d’une page de présentation, qui peut faire office de mini site web pour votre rando VTT (pour communiquer les heures, être contacté, indiquer le lieu de rendez-vous ou le plan d’accès). Vous disposez donc en plus d’une vitrine gratuite pour passer des infos sur votre randonnée.

Vous collectez une base de données saine

L’inscription sur place ne vous permet pas de collecter de l’information (du moins ce n’est pas facile) et cela vous donne du travail de saisie post événement. Grâce à l’inscription en ligne, vous récupérez les données dans un fichier excel, dont les mails ou les numéros de téléphone. Ainsi chaque année, vous pourrez relancer plus facilement les inscrits de l’année précédente.

Votre randonnée VTT gagne en visibilité

Elle apparaît dans le calendrier ADEORUN ainsi que dans le calendrier des randos VTT . Notre force n’est pas uniquement de vous fournir un outil, c’est aussi de donner de la visibilité à votre épreuve à travers des campagnes mail ou de la publicité sur les réseaux sociaux.

Le processus d’inscription simplifié

Si vous étiez adepte de l’inscription à l’avance par courrier, vous avez dû connaître les longues soirées à actualiser un fichier excel ou tenir à jour les comptes, déposer les chèques, savoir qui a payé ou non. L’outil ADEORUN vous permet simplement de suivre le remplissage, de collecter des paiements en ligne et de proposer une alternative à l’inscription sur place et aux contraintes que cela peut représenter pour certains coureurs. 

Ils utilisent déjà ADEORUN pour organiser leur randonnée VTT !

Voici des exemples de randonnées VTT qui sont déjà adeptes de ADEORUN pour gérer les inscriptions à l’avance.

  • Le RIC : plus de 2300 participants dont 1700 inscrits en ligne en 2017 ( cyclistes, randonneurs) : réservation de repas, attribution automatique des plaques, choix du circuit.
  • Le raid VTT des Terres d’Opale : déjà 200 inscrits à 4 mois de l’événement : raid-vtt-terres-opales.adeorun.com
  • La rando des brumes : célèbre randonnée automnale en Picardie, proche de Compiègne : brumes-automne.adeorun.com
  • La rando Tête de Veau. Particularité de cet événement : le (copieux) repas avec le choix du menu en ligne au moment de l’inscription : rando-tete-de-veau.adeorun.com
  • Les nocturnes St Joseph  est un relais en équipe : nocturnessaintjoseph.adeorun.com

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Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher
Entre courir et écrire, mon cœur balance. D'ailleurs c'est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l'organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d'événement.

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