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La communication passe (encore et) toujours par le mail

Pour annoncer votre événement, ne négligez pas la puissance du mail. Au même titre que l’inscription de votre course dans des calendriers, le mail est une façon d’annoncer une nouvelle édition et de toucher un public ciblé : vos participants.  Beaucoup d’organisateurs ont tendance à croire que créer une page facebook suffit et que les réseaux sociaux ont remplacé le mail. En tant qu’organisateur d’événement, vous auriez tort de vous priver de cet outil de communication pour le web. Comment envoyer des mails correctement ? Comment rester dans le cadre de la loi ? Dans cet article, nous allons voir ensemble comment se créer une base mail et envoyer correctement des mails pour communiquer autour de sa course.

Comment envoyer correctement des mails ?

Mais il se moque de nous, on sait quand même envoyer un mail !!

Ne croyez pas si bien dire ! Bien sûr, vous allez penser automatiquement à envoyer des mail avec votre adresse mail organisateur créée sur votre webmail favori (gmail, orange, yahoo etc). Mais le webmail n’est pas l’outil le plus efficace pour communiquer des informations à des centaines d’adresses mail : on peut même dire que ce serait une erreur !  Dès que le nombre d’abonnés est important (et c’est le cas quand vous avez une base de mail de coureurs), nous vous recommandons l’envoi de newsletters avec des outils adaptés.

L’utilisation de votre boite mail est gratuite en général, alors que l’envoi de mailing lui est payant (nous verrons ci-dessous que vous pouvez trouver des services gratuits selon les quantités de mail que vous envoyez). A quoi bon lâcher votre boite mail alors ?

  • Votre adresse mail sert à échanger avec un ou plusieurs personnes de votre carnet d’adresse. Un outil de newsletter sert à faire de l’e-mailing (envoyer des informations à des fins publicitaires, qui n’attendent pas forcément de réponse). Jusque là, je ne vous ai pas convaincu ? Alors autre argument !
  • Il n’y a pas d’outils de mise en page avec votre webmail. Pour créer une info-course séduisante, vous serez très vite limité avec votre boîte mail. L’outil d’envoi de newsletter lui vous proposera des outils de création de contenu, pour insérer des images, du texte, des titres ou tout autre type de contenu. Vous vous moquez de la mise en page ? Soit ! Permettez-nous de vous donner un autre argument alors.
  • Très rapidement, si vous utilisez votre boite mail pour envoyer des courriers massivement, elle sera blacklistée . Vous ne toucherez plus personne et vos mails risquent d’arriver en spam (ou ne plus être envoyé par votre webmail). Par contre, les outils de newsletters sont faits pour ça (ça ne veut pas dire que vous pouvez faire n’importe quoi avec).
  • De plus, votre boite mail (gmail ou yahoo) vous propose un nombre max d’envoi par jour (500 pour gmail par exemple). 500 mails ça peut aller très vite quand vous faites du mailing. Si vous vous pensez épargnez parce que vous avez fait le choix de passer directement par le SMTP de votre FAI (fournisseur d’accès internet), méfiez vous, ce dernier peut aussi vous limiter.
  • Plus votre liste va devenir conséquente et plus il sera dur pour vous de gérer les désabonnements (ces personnes qui vous répondent et qui ne veulent plus apparaître dans votre liste de diffusion). Un outil d’envoi de mailing le gère tout seul, nous vous recommandons d’ailleurs de placer un lien de désabonnement en bas de chaque mail envoyé pour ne pas sur-agacer votre cible.
  • Les services d’envoi de mail vous conseillent aussi sur la qualité du mail : avec des tests d’envoi, des simulations ou l’envoi de BAT :  vous pourrez donc très facilement voir si votre mail est bien mis en page, si les liens fonctionnent ou si il risque d’être assimilé à un spam. Avec les outils mis à disposition par les logiciels de mailing, vous pourrez tester, tester et encore tester avant l’envoi définitif  (ce qui n’est pas le cas via votre webmail)

spammer

Pour résumer, les outils d’e-mailing permettent de gérer des listes de contacts et d’envoyer des mails massivement sans tomber dans la cybercriminalité (le terme est un peu fort je l’admets). Pour ça, vous devez avoir obtenu cette base mail de façon légale (nous verrons cela un peu plus bas dans l’article).

Les avantages des outils d’e-mailing

  • Ils proposent des outils de création de mail : comme sur un outil de création de site, ajoutez des blocs et disposez vos contenus comme vous le souhaitez ! C’est facile, ludique et ça permet de créer des mises en page originales, en ajoutant du texte, des images ou tout autre type de contenu.

  • Gérer des designs et les sauvegarder : pas évident sur un mail de placer le logo de votre association ou un joli bandeau en en-tête : beaucoup plus simple avec un outil d’e-mailing (vos images restent sauvegardés sur un espace de travail pour vos newsletters futures)
  • Les outils de création de mail vous proposent des statistiques : vous allez savoir qui a reçu le mail, quel est le taux d’ouverture, quel internaute s’est désabonné, qui a cliqué et même où la personne a cliqué ! Des statistiques ultra détaillées permettent d’améliorer vos newsletters

  • Les outils de création de mail vous permettent de gérer des listes : créer des listes de contact permet de gérer les doublons (alors que gérer vos mails sur un fichier texte, c’est plus risqué à ce niveau). Si vous avez plusieurs manifestations sportives à organiser, vous pouvez avoir plusieurs listes. Si vous avez plusieurs éditions de course, créez une liste “2016” “2017” etc.. Si vous envoyez un mail sur votre liste 2016 et 2017 et qu’un contact est inscrit dans les deux, l’outil va gérer les doublons et ne distribuer qu’un seul mail.

Les outils pour envoyer des mails

Nous sommes aussi organisateurs de course, et comme vous, nous avons démarré à tâtons. Il y a différents outils ludiques qui permettent d’envoyer des mailings, voici ce que nouss avons testé :

  • Comme toute association qui commence (et qui cherche à payer le moins cher possible), nous avions démarré avec Mailkitchen. Créez un compte puis envoyez jusqu’à 10.000 mails par mois (avec un max de 1000 par jour). C’est gratuit, avec une petite publicité pour mailkitchen affichée en bas de tous les mails.

  • Puis nous avons cherché un outil permettant de travailler à plusieurs, sans se partager un mot de passe, alors nous avons essayé Newsletter2go. Malgré sa consonance anglophone, c’est un outil français, qui propose 1000 mails gratuits par mois. L’offre était cependant assez chère à coté d’autres services.

  • Puis nous avons testé simultanément Mailjet et Sendinblue (deux autres outil made in France). SendinBlue est de loin notre outil préféré. Avec son interface épurée et ses statistiques ultra détaillées, l’outil permet de gérer des listes de contact mais aussi des dossiers (idéal pour gérer plusieurs courses sans problème sur un même compte).

 

Comment collecter des mails et se créer une base de qualité.

Votre base mail, ce sont les participants qui s’inscrivent à votre course. L’édition suivante, ils seront susceptibles d’être intéressés de nouveau mais encore faut-il le leur rappeler !   Si vous optez pour l’inscription en ligne avec Adeorun, vous pourrez télécharger le fichier de votre course, dans lequel vous retrouvez toutes les données qui ont été collectées. Il est très simple d’isoler l’ensemble des adresses mails pour s’en faire un fichier. Bien entendu, ce fichier au format  csv ou txt peut s’intégrer en 2 clics sur les logiciels d’e-mailing. Chaque année, vous pourrez ajouter dans votre base mail l’ensemble des mails collectés sur votre édition précédente (attention, il y a un cadre légal, nous verrons ça plus bas)

C’est plus compliqué si vous optez pour l’inscription par courrier, car il faut penser à demander l’adresse mail au participant : il faut que celui ci joue le jeu en l’écrivant et il faut surtout que ni vous ni lui ne fassiez de faute quand vous allez la recopier dans votre base mail. Encore une bonne raison d’abandonner l’inscription par courrier ? 🙂

Le cadre légal : comment envoyer des mails en respectant la loi ?

  • Notez que vous aurez plus de chances de respecter la loi en envoyant des mails via un logiciel d’envoi de mail plutôt que votre webmail, mais ce n’est pas suffisant.
  • La loi interdit le spamming. Il est donc interdit par exemple d’envoyer des mails à des personnes qui n’en ont pas exprimé le consentement. Vous avez donc le droit de contacter tous les inscrits à votre course (pensez à marquer dans votre règlement de course que vous serez amenés à leur envoyer des mails, les informations courses par exemple, les rappels.
  • Si vous organisez une course, vous avez le droit d’utiliser le fichier d’adresses mail de votre course, pour votre course. Selon la loi sur l’économie numérique, l’article 12 dit que la prospection par e-mail est autorisée « si les coordonnées du destinataire ont été recueillies directement auprès de lui […] à l’occasion d’une vente ou d’une prestation de service »  Vous n’avez pas le droit de vendre, prêter ou donner ce fichier à un autre organisateur, ni même envoyer des mails traitant d’une autre thématique que votre course (ex : vous êtes organisateur de course et vous avez un magasin de running, vous pouvez envoyer les informations course aux inscrits mais pas les promotions pour les baskets de votre boutique).
  • Le mail envoyé doit contenir un lien de désabonnement (c’est géré automatiquement sur les outils de mailing), mais pas avec votre webmail

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Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher
Entre courir et écrire, mon cœur balance. D'ailleurs c'est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l'organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d'événement.

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