Si vous organisez une course, vous savez qu’il faut passer par l’étape de demandes d’autorisations. Ce n’est pas une partie de plaisir, surtout quand c’est la première fois. Il faut respecter des délais et surtout s’appliquer pour qu’il revienne pas sur votre bureau avec la mention “refusé” ! Aujourd’hui, nous vous donnons des pistes pour envoyer du premier coup un dossier complet en préfecture. Décryptons ensemble les CERFA et toutes les astuces pour réussir son dossier en préfecture ! A partir de 2018, les règles s’allègent et le dossier préfecture n’est plus systématiquement obligatoire, voyons cela ensemble
Sources :
https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F34326
https://www.demarches.interieur.gouv.fr/associations/organisation-course-pied-marche-voie-publique
Déclaration et demande d’autorisation en préfecture
Si votre manifestation occupe ou traverse le domaine public (des routes), vous devez demander les autorisations en préfecture, mais ça, c’était avant le 14 décembre 2017 : Il fallait faire votre demande en préfecture 3 mois avant votre le jour de votre course (dernier délais). Maintenant, si votre événement traverse une seule commune, demandez simplement l’autorisation en mairie. Testez notre simulateur pour savoir quel(s) document(s) remplir.
Pour les manifestations chronométrées, avec classement
Pour commencer, vous demandez le plus tôt l’avis à la fédération délégataire (voir la liste). Pour les courses sur route, trail, course à obstacles, vous dépendez de la FFA. Déclarez votre course dans les délais sur CALORG pour que la FFA en soit informée, c’est suffisant. Sans réponse dans le mois, l’avis de la fédération est considéré comme favorable.
- Pour tout ce qui n’est pas du vélo (trail, course à pied, course à obstacles, raids etc…) : CERFA 15824*01
- Pour les compétitions de vélo : CERFA 15827*01
Si votre manifestation est organisée sur une seule commune, envoyez le CERFA en mairie. Si votre manifestation est organisée sur plusieurs communes, envoyez votre CERFA en préfecture. Dans les deux cas, il faut l’envoyer 2 mois avant.
Pour les manifestations non chronométrées, sans classement
Nous parlerons ici des manifestations sportives se déroulant sur la voie publique mais sans classement et/ou sans chronométrage (ex : randonnée pédestre ou rando VTT). Pour une manifestation de moins de 100 participants, aucune formalité n’est requise.
- Pour tout les randonnées pédestres : CERFA 15825*01
- Pour les randonnées VTT, cyclotourisme : CERFA 15826*01
Si votre manifestation est organisée sur une seule commune, envoyez le CERFA en mairie. Si votre manifestation est organisée sur plusieurs communes, envoyez votre CERFA en préfecture. Dans les deux cas, il faut l’envoyer 1 mois avant.
Les documents utiles pour faire sa déclaration en préfecture
Pour organiser un trail, une course sur route, un raid multisports ou tout autre type de course nature, il faut préalablement :
- réunir les autorisations des communes que votre événement va traverser. Le coup de tampon de la préfecture ne peut pas tomber si vous n’avez pas les autorisations écrites de chaque maire.
- rencontrer l’ONF et obtenir l’autorisation ou l’accord de principe. La préfecture va le vérifier, si vous n’avez pas fait la démarche, votre dossier vous sera renvoyé.
- avoir sa course inscrite dans le calendrier d’une fédération (si il s’agit d’une compétition sportive). Pour les courses à pied (route, trail, semi, marathon, course à obstacles, c’est la FFA qui donne son accord. Assurez-vous donc de respecter le règlement FFA, notamment au niveau des distances de course en fonction de l’âge.
- avoir son association affiliée ou rattachée par convention à la fédération sportive délégataire du sport concerné (vous ne pouvez pas organiser un trail si vous êtes affilié à la fédération française de Tennis de Table). Il vous faudra un accord de la FFA.
- vous assurer d’avoir souscrit au niveau de votre association à une assurance « responsabilité civile organisateur (RCO) » couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens confiés et les dommages aux personnes
- faire les demandes auprès d’un organisme de secourisme. Ajoutez le document (ou un engagement écrit) de l’organisme de secours ayant accepté d’assurer la médicalisation de votre manifestation. Nous vous invitons à lire ce article si vous avez besoin de plus d’informations sur le dispositif médical et les obligations d’un organisateur.
- évaluer les risques Natura 2000 (si votre manifestation traverse un site protégé). Télécharger le document natura 2000.
Les documents utiles pour créer un dossier complet
- Une carte globale de son événement, avec le circuit, le départ, l’arrivée, l’emplacement des ravitaillements etc..
- Un document avec le descriptif écrit des parcours empruntés, précisant les horaires de passage, ainsi que le kilométrage exact de chacune des courses (téléchargez notre tableau “Tableau de course“)
- Ajoutez le règlement de votre épreuve
- La liste des signaleurs, avec leur emplacement sur le circuit (téléchargez notre tableau Signaleurs)
- Profitez de nos modèles de lettres pour faire vos courriers en préfecture ou en mairie.
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Bonjour,
Nous sommes une association (loi 1901) de Vélo.
Nous ne sommes pas rattachés à la fédération de cyclisme, pouvons nous organiser une Rando VTT ?
Bonjour Jacky
Oui vous pouvez organiser une rando VTT sans être rattaché à la FFC. Si vous avez besoin d'informations sur la gestion des inscriptions ou les dossiers de demandes d'autorisation, n'hésitez pas à nous contacter
Bonjour, Association loi 1901,
Nous organisons toutes les années un trail 34 ans. L'année dernière nous avons rencontré beaucoup de difficultés pour l'autorisation préfectorale. Cette année nous avons décidé de l'organiser uniquement en colline départ et arrivée, sur la même commune. Si j'ai bien compris, il ne faut que l'autorisation de la Mairie ?
Merci pour votre réponse. F.R
Bonjour Rubino
Vous avez bien compris, en effet pour toutes les manifestations organisées après le 14 décembre 2017, si le territoire sur lequel s'étend la course ne concerne qu'une seule commune, vous n'avez plus besoin de faire de demande d'autorisation en préfecture. C'est le maire de la commune qui posera les arrêtés nécessaires à l'organisation de votre événement
Merci!!!! pour vos précieux conseils. Je vous souhaite une Bonne et Heureuse Année 2018. F.FR
Bonjour, donc si j'ai bien suivi toutes ces précieuses informations, mon comité des fêtes qui souhaite organisé un trial+randonnée sur un la commune et seulement la commune ne doit que se rendre à la mairie, demander une autorisation et le tour et jouer?? L'administratif serait il pour une fois (et tant mieux!!!) facilité ?? Merci beaucoup !
Bonjour Sophie, vous avez tout compris ;) si votre trail passe sur une seule commune, vous devez passer directement avec les services de la mairie, qui posera les arrêtés nécessaires à l'organisation de votre événement. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de plus d'informations
Bonjour,
Toujours pour compléter mes autorisations pour l'organisation de notre trail qui aura lieu le 11 mars 2018, qui d'ailleurs ont été simplifiées, grâce à la nouvelle réglementation, je souhaiterai savoir si un médecin urgentiste est obligatoire sachant que nous avons une convention avec le SDIS avec la présence de 2 sapeurs pompiers. Merci par avance. Bonne journée.
Bonjour Françoise
Combien comptez vous avoir de coureur ? Au dessus de 500, un médecin est obligatoire.
Bonjour,
Combien de temps avant la date prévue pour l'événement doit-on faire la demande auprès de la FFA ? Quel est leur délai pour la réponse ?
Par ailleurs, quels sont les délais approximatifs pour la réponse de l'ONF et les associations de secouristes ?
Peut-on organiser une course si l'on n'est pas réuni en association ? Autrement dit, un particulier peut-il être organisateur d'une course et faire sa demande en tant que tel auprès de la FFA ?
Merci d'avance
Bonjour Nadège
Auprès de la FFA, en général cela passe par CALORG, le système d'inscription des courses au calendrier. Cela se fait l'année d'avant. Si c'est tro tard il faut leur envoyer un courrier. Selon moi, le plus tôt est le mieux car les personnes qui gèrent cela au niveau départemental sont aussi des bénévoles et il est préférable de leur laisser le temps. Donc 6 mois avant pour la FFA me semble correct
Dès l'accord de la commune, faites les demandes d'autorisations (ONF, secouristes). Un particulier ne peut pas être organisateur, c'est soit une association, soit une entreprise
Bonjour,
nous somme une association loi 1901, et nous voudrons organiser une course nocturne, avec des couleurs fluorescente, non chronométré, (avec musique, lumières, animateur, dj..) au centre ville.
Quelles sont les démarches au niveau administrative s'il vous plait ?
Merci pour votre réponse.
Bien respectueusement.
Bonjour
Il faut l'accord de la mairie dans un premier temps, je vous invite à vous vous rapprocher du service des sports de votre ville
Bonjour,
Nous sommes une association et nous voulons organiser une randonnée par équipe sur trois communes et le long du canal de Nantes à Brest.
Si j'ai bien compris , il nous faut une autorisation de la part de la préfecture et je voulais savoir si les chemins de halage le long du canal étaient soumis à une autorisation particulière?
Merci à vous pour votre aide.
Jérôme
Bonjour Jérôme,
oui, pour les chemins de halage, il faut contacter les voies navigables de France, vous avez raison de le signaler, il faudrait que je l'ajoute dans l'article. Cela peut être très long donc faites la demande bien en avance
Bonjour,
Je suis éducateur sportif dans une commune et le service des sports souhaite organiser un "raid aventure famille" avec quelques épreuves et une course d'orientation. Avec 2 formules: une découverte sans chronométrage et une challenge avec chronométrage de la C.O. et un petit classement honorifique. Nous attendons environ 150 participants.
Peut- on organiser une telle manifestation en tant que collectivité?
Doit-on avoir forcément l'avis d'une fédé et si oui laquelle?
Sommes-nous obligés de demander un certificat médical pour chaque participant?
Doit-on impérativement avoir un service médical?
La manifestation se déroulerait sur la commune donc une autorisation via un cerfa en MAirie et celle de l'ONF suffiraient??
Merci d'avance pour vos réponses.
Sportivement.
Bonjour Sébastien
Si votre événement est chronométré et/ou avec classement, que ce soit avec une GEC pour la co ou carton de controle, oui il faut demander un certificat médical aux participants. Pour le raid, la fédé délégataire est la FFTRI. Pour une CO seule, c'est la FFCO
En tant que collectivité, vous avez le droit d'organiser et vous devez disposer d'un médecin si votre événement dépasse 500 participants. Un service de secouriste est bien sûr obligatoie
Bonjour, je fais parti d'une association 1901 de VTT loisir et nous souhaiterions organiser une rando nocturne ( VTT et marche) dans notre agglomération ( 20.000 habitants )
J'aimerais connaître les dispositions particulières liés à cet événement ( demandes, autorisations, qui prévenir? Signaleur ? Etc....)
Nous avons l'habitude de faire une rando par an à la campagne ( environ 500 participants) , mais est-ce différent de nuit et en ville???
Sportivement
Merci bcp
Bonjour - aucune différence entre jour et nuit à mon sens, les démarches sont les mêmes au niveau des dossiers, mais le résultats (l'accord ou non) ne sera pas forcément le même. Exemple : l'ONF dans certaines régions est assez frileux avec les événements nocturnes.