Plaques VTT personnalisées pour les randonnées
25 mai 2018
Pas juste un Ultra, c’est un Méga Trail!
8 juillet 2018

Organiser un événement OCTOBRE ROSE

Depuis 25 ans maintenant, le mois d’octobre est marqué par la couleur « Rose » et correspond au mois de mobilisation contre le cancer du sein. Partout en France, des villes, des villages et des associations en lien avec les comité départementaux de la Ligue contre le Cancer programment des manifestations sportives (ou non). Le but : gagner le bras de fer contre le cancer en reversant le montant de leurs inscriptions au profit de la lutte contre le cancer du sein : marche rose et courses féminines occupent tous les calendriers d’événements de chaque début d’automne.

Adeorun est un système d’inscription en ligne utilisé maintenant par de nombreux organisateurs de manifestations caritatives, notamment les événements OCTOBRE ROSE. Pourquoi font-il confiance à notre système ?  Découvrez les outils que nous avons mis en place pour simplifier la vie  d’un organisateur d’événement caritatif mais aussi les inscriptions des coureurs. N’hésitez pas à nous solliciter pour recevoir notre plaquette de présentation.

Faire un don supplémentaire

Le but de votre événement Octobre rose, c’est d’apporter un soutien à la Ligue contre le Cancer. Les participants qui s’inscrivent le savent, et nous leur confirmons sur le formulaire d’inscription. Nous avons développé une option qui permet au participant de faire un don supplémentaire, du montant de son choix. Les différentes expériences que nous avons menées nous ont permis de constater que, selon les événements, les participants pouvaient donner en moyenne jusqu’à 2 euros en plus. Nous ne prenons pas de frais sur cette option, pour encourager ces dons et participer à notre niveau à votre événement.

La collecte de taille de tee-shirt et la vente de repas

Sur ce type d’événement, la couleur rose est souvent celle qui est retenue pour le choix du textile, encore ne faut-il pas manquer de collecter les tailles de tee-shirt à l’avance ! Via le formulaire d’inscription en ligne, vous pourrez demander les tailles de tee-shirt des participants et ainsi commander exactement le nombre de pièce nécessaire. Autre information qui peut vous permettre de gagner du temps : vendre les repas en ligne ! Vous n’avez pas de problématique de paiement à gérer sur place le jour J et vous savez aussi combien annoncer de repas au fournisseur.

 

Combiner inscription en ligne ET inscription papier (ou sur place)

Il n’est pas rare que ce genre d’événement soit organisé par un office de tourisme ou une mairie. Souvent, nous constatons que le bulletin papier peut être déposé directement en mairie ou dans l’office. Nous avons développé une option sur l’espace organisateur qui vous permet d’ajouter ces participants à la main. Ainsi, tous vos participants sont enregistrés dans le même fichier, sur la même liste des inscrits.

La liste des inscrits automatiquement

Un simple lien ajouté sur votre site web permet d’afficher la liste des inscrits (à la fois les inscrits en ligne et les inscrits par courrier). Sur cette liste, vous pouvez même attribuer les dossards, ce qui permet au participant de savoir à l’avance quel est son numéro.

Le mini site web de votre manifestation

Diffusion de l’info course, mise en avant de votre flyer, du logo Octobre Rose, affichage de la carte d’accès ou encore d’un formulaire de contact : nous vous fournissons tous les éléments pour qu’un participant puisse retrouver l’info qu’il recherche.

Découvrez par exemple le mini-site web de la marche de Cormeilles en Rose.

Moins de temps derrière l’ordinateur, plus de temps pour votre événement

Nos services sont gratuits pour l’organisateur et vous permettent de déléguer totalement la gestion des inscriptions, ce qui peut vous sauver plusieurs heures par semaine si vous accueillez plusieurs centaines de coureurs le jour J. En encourageant les participants à s’inscrire en ligne :

  • vous ferez gagner du temps au participant qui n’aura plus à se déplacer pour déposer son bulletin ou l’envoyer par la poste.
  • vous gagnerez du temps puisque les inscriptions rentreront automatiquement dans votre espace organisateur.

Invitez des partenaires

La création de code PROMO vous permet de faire gagner des dossards ou d’inviter des partenaires : les associations ou les personnes qui vous aident financièrement ou qui vous prêtent du matériel, participent à l’achat des lots ou financent les tee-shirt de votre événement pourront participer gratuitement à votre événement. Offrez leur l’inscription en leur envoyant des codes PROMO : pas de paiement pour eux, et pas de saisie pour vous ! Les participants peuvent aller s’inscrire de façon autonome, sans payer.

Envoi de mails automatiques

Le participant reçoit un premier mail de confirmation de la banque puis un mail de confirmation d’inscription. Suite à cela, si jamais vous avez besoin de vérifier des certificats médicaux ou des licences, nous paramétrons pour vous des mails de relance, afin que le participant n’oublie pas de venir le charger sur l’interface.

Le processus d’inscription simplifié

Finie la création de compte, le participant peut s’inscrire en ligne sans la contrainte d’avoir un créer un compte. Nous estimons que c’est plus fluide pour l’internaute, moins intrusif et donc que ce choix encourage les inscriptions en ligne. Il peut malgré tout revenir sur son inscription pour la compléter, envoyer son certificat médical ou son autorisation parentale.

Des exemples de manifestations pour octobre Rose sur ADEORUN

La Compiégnoise dans l’Oise attire environ 4000 personnes sur différents événements : randonnée pédestre, course en duo ou en solo et même une course pour les hommes déguisés (la funny men)

En Normandie, le club de gym de Cormeilles organise une randonnée pédestre ainsi qu’une zumba. Cette marche rose est clôturée par un repas, dont la réservation peut se faire en ligne, tout comme le choix de la taille de tee-shirt : marche-cormeilles.adeorun.com

En Picardie, l’association de la Neuvilloise organise pour la 3ème fois cette année un événement Octobre Rose nocturne : trail ou randonnée pédestre non chronométrée à coté de Ressons sur Matz : octobre-rose.adeorun.com

Vous souhaitez en savoir plus sur notre système d’inscription en ligne ? N’hésitez pas à nous solliciter par mail (moc.n1542700750uroed1542700750a@tca1542700750tnoc1542700750) ou téléphone (06.64.02.44.65) pour la mise en place gratuite de votre formulaire. Nous pouvons également vous envoyer notre plaquette de présentation par courrier.

 

Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher
Entre courir et écrire, mon cœur balance. D'ailleurs c'est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l'organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d'événement.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *