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Dans les coulisses de la 1418

La course à obstacles la 1418, c’était l’événement à ne pas louper le week-end dernier. Le 6 novembre 2016, cet événement a attiré 5000 coureurs autour d’une course à obstacles et 500 personnes sur une randonnée thématique. Un défi de taille quand on connaît la taille de Thiescourt, le village accueillant la manifestation. En tant que co-organisateur et bénévole sur la 1418, j’ai notamment géré la communication ainsi que les inscriptions en ligne. Entrez dans les coulisses de la 1418, vous y trouverez peut être des conseils à prendre ou à laisser si vous décidez d’organiser une manifestation sportive.

Retrouvez l’événement LA 1418 sur ADEORUN pour vous tenir au courant de la date d’ouverture des inscriptions 

Un travail d’équipe, des chiffres fous !

Vous imaginez bien qu’il n’y a pas qu’une seule personne derrière la 1418. La manifestation fonctionne grâce à ses bénévoles : plus de 360 cette année, chacun ayant un rôle important à jouer le jour J. Le village de Thiescourt se transforme alors en une véritable fourmilière dans laquelle chacun sait ce qu’il doit faire.

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Pas moins de 360 bénévoles le jour J pour “chouchouter” les participants

Vous voulez d’autres chiffres ?

La 1418 c’est aussi 3000 crêpes pour calmer les gourmands,  5 tonnes de bois pour créer une partie des 46 obstacles, 20 km de rubalise ainsi que 500 piquets pour jalonner le parcours. Je ne vous parle pas des kilos d’orange ou de bananes sur les ravitaillements. Pour nourrir les coureurs, 12.000 boules de poilus ont été confectionnées, 1000 litres de coca et 650 kg de frites ont été distribués. Pas mal non ?

La communication autour de la 1418

Nous avons géré la communication de la 1418 (depuis sa création en 2014) et nous avons pu affiner notre façon de faire d’année en année. Ce n’est pas un secret, l’effort en communication passe à 80% par le web. Nous avons donc créé de solides fondations sur lesquelles nous nous sommes appuyées pour communiquer toute l’année autour de l’événement.

Naturellement, cela commence par la création d’un site web événementiel (un site web spécifique à l’événement et non pas une page créée sur le site d’une association) ! Une fois la date posée, nous avons élaboré un plan de communication axé sur les réseaux sociaux, en animant à la fois une page facebook mais aussi un événement créé à partir de la page. La combinaison des deux s’est montré vraiment redoutable en terme de portées !

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Très rapidement l’information a été diffusée, la mayonnaise a pris. Notez que les photos sont des supports clés quand vous communiquez sur ce type d’événement. Elles vont permettre de passer des messages forts, amusants ou ridicules : il faut avoir de la ressource visuelle et textuelle sous le coude pour animer sa course ou organiser des concours, pensez- y !

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Les moments clés

  • En 2015, la 1418 avait été élue meilleure course à obstacles de l’année par le webzine Obstacles, ce qui a certainement contribué à remplir l’événement à une vitesse grand V.
  • En avril 2016, un clip a été tourné afin de tenir les participants en haleine et de montrer une autre image de l’événement.
  • Le 15 mai 2016, nous avons ouvert les inscriptions à 20h00. Laurent Delahousse ne l’a pas annoncé au JT mais il y avait du monde au rendez-vous !

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  • A 21h30 le 15 mai,  il y avait déjà 1000 personnes inscrites !
  • Le 30 mai, la 1418 affichait complet (5000 personnes).
  • Toute l’année, des publications ont été faites pour informer les participants sur le circuit, sur les conditions de participation etc… (pas de vacances pour la com’)
La 1418, on y pense même pensant ses vacances...

La 1418, on y pense même pendant ses vacances…

Que vous organisiez une course à obstacles, un trail ou un autre événement, l’après course n’est surtout pas le moment de se relâcher. Les participants aiment retrouver très rapidement les résultats en ligne, les photos ou partager leur avis. Plus de 8000 photos ont été mises en ligne dans les 48 heures qui ont suivies.

Il faut mettre beaucoup d’énergie pour que cela ne parte pas dans tous les sens et surtout pour continuer à animer son événement (notez qu’un petit mailing de remerciement est aussi un gage de sérieux et ça laisse un bon souvenir aux participants).

Mais au final, tout cela a fonctionné surtout parce que la 1418 avait déjà fait ses preuves. Une communication démesurée montée sur un événement bancal, ça ne marche pas ! La 1418 s’est forgée une bonne réputation d’année en année, et c’est sûrement la clé de son succès.

Et Adeorun dans tout ça ?

Adeorun nous a permis de gérer l’événement du début à la fin, à la fois au niveau des inscriptions mais aussi en terme de communication avec les concurrents. Ce type d’événement à fort succès fût une bonne façon pour nous de gagner en expérience et de tester la charge de nos serveurs. 

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En terme de collecte d’information, il nous fallait être capable d’attribuer les heures de départ au moment de l’inscription et c’est pourquoi nous avions prévu un système de vague de départ. Pour simplifier l’organisation, nous avions aussi décidé de vendre les repas en ligne (pour éviter les longues files d’attente aux caisses le jour J). Plus de 1500 repas ont été achetés via le formulaire d’inscription !

La 1418 est une course à obstacles non chronométrée (sauf vague 1 et 2). Mais nous demandions quand même à chaque participant de fournir un certificat médical de non contre indication à la pratique de la course à pied en compétition : tout à été validé en ligne grâce l’interface Adeorun (les bénévoles de l’accueil ont passé plus de 200 heures à tout contrôler). La course était interdite aux enfants de moins de 16 ans, il a donc fallu contrôler des autorisations parentales pour les 16-18 ans (fonctionnalité intégrée aussi sur Adeorun)

Le fait de “vivre l’événement en tant qu’organisateur” nous permet de comprendre les vrais besoins pour l’organisateur. Parmi les principales nouveautés à venir sur Adeorun, notez qu’il sera bientôt possible pour l’organisateur de relancer les participants qui n’ont pas encore communiqué leurs justificatifs.

Dans la foulée, nous publierons une amélioration qui permettra au participant déjà inscrit de charger son certificat via la liste des inscrits (et permettre à l’organisateur de le valider dans la visionneuse adeorun). De belles heures de dev’ à prévoir pour éviter de longues heures de galère à l’organisateur ! 

Le jour de la 1418 : frisquet mais réussi !

Encore un grand merci à l’ensemble des bénévoles, aux photographes ainsi qu’aux Youtubeurs qui ont réalisé de belles vidéos.

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Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher
Entre courir et écrire, mon cœur balance. D'ailleurs c'est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l'organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d'événement.

5 Comments

  1. Hafenscher dit :

    Bonjour, savez vous environ combien de temps après le début des inscription peut on s’inscrire? Merci

  2. Villance dit :

    Bonjour, je suis à la recherche de la quantité d’orange et banane qu’il faut prévoir par coureur et coureuse pour un ravitaillement au 10e km d’un 20km sur route. Auriez-vous des pistes?

    Merci !

    Audrey

    • Bonjour Audrey. Je tente une réponse mais j’envoie aussi votre demande à un des acteurs de la 1418, qui le l’espère viendra répondre. Il connait bien mieux les quantités que moi. Pour un trail, je viserai une demie banane par personne et une demie orange par personne, pour les 2 ravitaillements (de mi course ou celui d’arrivée). Est ce que cela vous semble démesuré ou dans ce que vous estimiez ?

  3. Villance dit :

    Super, merci pour votre réponse. C’est ce que nous estimions, 1/3 même car c’est une course sur route.

    Bonne journée !

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