La 1418 : Adeorun au rapport chef !

La team Adeorun était présente sur la 1418, une course à obstacles à 1 heure au nord de Paris. Mais pas en mode combattants ! Non non non, nous étions sur la 1418 en tant que co-organisateurs. Cet été, nous avons développé Adeorun dans le but de proposer un outil à l’organisateur de manifestations sportives, pour gérer les participants. Comme la 1418 est un de nos premiers clients, on s’est dit que c’était l’occasion de mettre les mains dans le “cambouis”, d’en profiter pour gérer les inscriptions de A à Z et d’aller sur le terrain ! Cette démarche nous a permis de mieux comprendre les besoins de l’organisateur et d’ajuster notre outil. Car qui est mieux placé qu’un organisateur pour comprendre les problématiques d’organisation ?

Eté 2015 : la phase de communication et d’inscription

Sur la page facebook de la 1418, nous avons tout de suite ressenti qu’il y avait un réel engouement pour cette course !

Le 15 juin, notre outil était prêt à enregistrer les inscriptions et à encaisser des paiements CB. Vu l’effervescence sur les réseaux sociaux, on s’attendait à un départ fracassant dès l’ouverture des inscriptions. Et en effet, au bout de deux jours, 500 places étaient déjà pourvues ! Fin juin, nous dépassions déjà les 1500 inscrits. Le site obstacle.fr, spécialiste de la course à obstacles a apporté un joli coup de pub à l’événement, en l’annonçant comme étant la première course d’endurance à obstacles de France (une vague Bargeots dont le but est de faire le plus de tours possible en moins de 6 heures.)

La vérification des certificats

L’été en général, c’est “plage, tongues et rosé pamplemousse“. Mais pour nous, c’était “cahier des charges et gestion de projets“! Nous avons profité du calme plat de la période estivale pour peaufiner l’Espace Organisateur (c’est l’interface qui permet à l’organisateur de gérer les participants).

Pour la rentrée, nous nous étions fixé comme objectif de pouvoir valider ou refuser un justificatif médical. Une fois que tout cela fonctionnait, les responsables de l’accueil ont pu accéder aux-mêmes à l’Espace Organisateur pour prendre les choses en main. Les internautes qui s’inscrivaient en ligne avait le choix de charger directement leur certificat médical ou de l’envoyer plus tard par mail. L’idée à l’avenir, c’est que ces certificats puissent être chargés directement en se connectant à son compte “participant” et que l’organisateur en soit alerté !

J-8 : tout s’accélère !

Nous avions prévu un système d’export excel, pour que l’organisateur puisse disposer des listings. Il faut dire que 4000 personnes réparties dans 37 vagues, ça commencent à faire un beau fichier à imprimer. D’autant plus qu’il y avait une randonnée organisée en parallèle (et qu’elle a attiré près de 1000 personnes !).

Le fait d’afficher la liste des inscrits en ligne et de l’actualiser automatiquement en changeant le statut des justificatifs permet de gagner un temps fou et d’éviter de nombreux échanges avec les participants !

La veille de la 14-18

Il reste encore quelques listings à mettre à jour car nous les avions imprimé le 1er novembre. Pendant ce laps de temps, 95 participants avaient encore envoyé leur certificat médical ! Pendant que je traite ces certificats envoyés par mails dans la semaine, dehors les 250 bénévoles s’activent. La place du village est devenue une Arena, prête à accueillir les combattants venus de la France entière.

Ici il y aura l’aire de restauration, plus loin l’aire d’échauffement (animée par les coach sportifs) et là bas, le SAS départ ! Avant la tombée de la nuit, nous chaussons les baskets et nous partons sur le terrain à la lueur des frontales. Co-organisateurs et bénévoles font un ultime tour sur le terrain pour s’assurer que tout est en place (et pour tester les obstacles)

Le jour J : le grand Départ

Peut être avez-vous aperçu nos maillots ou notre étendard sur l’Arena ! Il faut dire qu’il y avait plus de 250 bénévoles en tout. Cela nous a permis de rencontrer les participants mais aussi d’autres organisateurs, venus retrouver ce plaisir simple d’enfant qui est de se rouler dans la boue. A en voir les sourires sur le visage des combattants qui passaient la ligne d’arrivée, cette édition était un véritable succès. Béni par les dieux de la météo, nous avons même eu des records de température pour la saison !

La 1418 résumée en quelques photos !