La CO-llecte des inscriptions Loisirs avec Adeorun

Ce week-end, nous avons fait une expérience pour une CO (course d’orientation). Etant à la fois des coureurs et des organisateurs, nous avons expérimenté l’enregistrement des inscriptions Loisirs via Adeorun. Notez qu’en course d’orientation, l’inscription des compétiteurs se fait déjà en ligne, directement depuis le site de la FFCO (sans paiement en ligne).  Pour l’enregistrement des non-licenciés (circuit Loisir), le club a fait le choix de configurer les inscriptions en ligne avec paiement CB. Retour sur cette expérience, de la création du formulaire au jour J

En course d’orientation, “l’accueil sur place” n’est pas aussi simple que pour une course à pied ou une randonnée. Un coureur se voit attribuer une carte, un doigt électronique, potentiellement un prêt de boussole : cela nécessite de l’organisation. En général, il faut aussi expliquer comment ça fonctionne. Notre problématique, c’était d’accueillir un maximum de coureurs dans les meilleures conditions possibles (avoir suffisamment de cartes et de doigts le jour J).

Le site fédéral propose aussi de l’inscription de non-licenciés (ce qui est très bien) mais sans le paiement en ligne . Un coureur FFCO qui s’inscrit sans payer viendra quand même le jour J et réglera son inscription sur place. Par contre, pour les Loisirs, cela dépendra beaucoup de la météo. Sur une précédente manifestation, nous avions 70 pré-inscrits via le site de la fédé, mais le jour J, nous avons subi les caprices de Dame Nature (déluge, froid) : il y a eu du gâchis au niveau de l’impression des cartes.

Nous avons communiqué cette année sur le fait que les inscriptions se faisaient à l’avance, en pouvant s’inscrire en ligne jusqu’à 48h avant l’événement (un inscrit = un paiement reçu). Dans ce cas, on peut se permettre d’accueillir le coureur Loisir dans de bonnes conditions, d‘anticiper le nombre de doigts SI dont on va avoir besoin, le nombre de boussoles à prêter. Si il pleut, le coureur fera plus facilement l’effort aussi de sortir, tout simplement parce qu’il a payé.

Alors bien sûr, nous proposons aussi de l’inscription sur place pour les gens qui fonctionnent au feeling (“tiens, il pleut, si j’allais faire une course d’orientation“) Résultat : environ 150 personnes ont participé sur les circuits Loisirs (la moitié environ étaient inscrits à l’avance).

C’était un test. L’année prochaine, si l’équipe d’organisation opte de nouveau pour l’inscription en ligne, nous avons noté qu’il fallait récompenser la démarche de celui qui s’inscrit à l’avance. Pourquoi ne pas faire moins cher en ligne par exemple, ou prévoir une légère augmentation sur place, prévoir les cartes PREAC pour les inscrits à l’avance ou un cadeau d’accueil, un ticket buvette ou autre.

Vous allez dire que nous prêchons pour notre paroisse : c’est vrai. Mais on aime surtout simplifier et ne pas avoir à passer des heures à recevoir des chèques, contrôler des virements, noter qui a payé, qui n’a pas payé, qui va régler sur place etc….

Libre à l’organisateur avec ce système de rembourser ou non les inscriptions des non licenciés qui ne peuvent pas se déplacer pour participer.

Dans notre phase de communication, c’est plus simple à gérer. On communique un lien d’inscription, quand la personne apparaît sur la liste des inscrits, c’est qu’elle a payé ! Pas de paiement en attente par la Poste ou de paiement sur place.

Le succès d’une manifestation ne dépend pas de la façon dont vont se dérouler les inscriptions, mais cela peut aider à mieux s’organiser : sur place, il y a eu surtout un travail énorme de l’accueil, l’atelier départ, arrivée, GEC etc…

D’autres avantages ADEORUN dans cette histoire

Des codes promo pour le podium

Nous avons créé des codes promo pour offrir des inscriptions gratuites pour d’autres courses organisées par le club : L’Orient’Oise (une CO de nuit) et la 1418 (une course à obstacles)

La comptabilité simplifiée (en partie)

L’avantage pour le club, c’est également la compta : pas de chèque à déposer, de monnaie : un virement est fait avec la totalité des inscriptions collectées sur le compte de l’association.

La base mail des inscrits

Un autre avantage et pas des moindres : la base mail. Un inscrit en ligne, c’est une adresse mail collectée. Quand vous récupérez la liste des inscrits, vous disposez de l‘ensemble des données collectées via le formulaire, dont les mails. Cela permet de se créer sa base mail des circuits Loisirs, pour mieux communiquer lors d’une prochaine édition.

L’export GEC

Orienteurs dans l’âme, nous avons pensé à cette fonctionnalité pour les GECman, en simplifiant l’import des coureurs sur la GEC (MEOS ou OE)