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9 juin 2015

5 bonnes raisons d’abandonner l’inscription papier

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La sentence est tombée, le président de votre association a parlé : tel un chef Sioux, il s’est levé puis c’est vers vous que son doigt s’est dirigé : “C’est toi qui va gérer les inscriptions pour notre course cette année, Hugh ” ! L ’annonce tombe comme un couperet ! Vous vous voyez déjà réquisitionner les enfants pour trier le courrier et demander à votre femme de vous aider à vérifier les certificats médicaux. La galère !! Voici 5 bonnes raisons de proposer les inscriptions par Internet et d’abandonner l’inscription papier  !

Non, votre maison n’est pas un bureau de poste !

Il faut vivre au moins une fois dans sa vie la gestion des inscriptions par courrier, pour se rendre compte de l’ampleur du travail ! 6 mois avant la date de l’évènement, c’est sympa : ce sont seulement quelques lettres à ouvrir. Mais à la date du changement de tarifs, ça commence à s’accélérer. 15 jours avant le grand jour, c’est l’hécatombe : la table du salon sert à accueillir les piles de certificats médicaux à contrôler, vous improvisez des classeurs pour trier les inscriptions validées et des caisses pour les enveloppes et les lots d’accueil. Ce n’est plus un salon cosy que vous avez là, c’est un siège d’état major !
inscription

L’inscription par Internet évite cette gestion lourde des inscriptions. Une interface en ligne permet de gérer les dossiers validés ou à compléter.

Le paiement des inscriptions : chèque, virement, liquide versus CB

Rien de tel que de rentrer d’une journée de boulot et de se mettre à son activité bénévole favorite : gérer les inscriptions et ouvrir le courrier du jour. Vous allez devoir tenir une comptabilité pour gérer les paiements reçus : ça peut être via paypal, par virement, espèce ou encore par chèque : “Lui, il a payé, lui il manque 3,5 euros, lui a oublié de signer son chèque et lui il paye par virement car en Belgique, il n’y a pas de chéquier. Quand à lui, il a indiqué qu’il payera.” . Stoppppp ! Même si tout est faisable avec un fichier Excel, ce sont des vérifications à faire sur les comptes, de la monnaie à contrôler ou des chèques à déposer à la banque : c’est chronophage, compliqué et source d’erreurs !
paiement-cb

Avec l’inscription en ligne et paiement CB, vous recevez simplement un mail quand l’inscription est validée La somme totale des inscriptions reçues est créditées sur votre compte bancaire.

Mieux communiquer avec les participants

Comment informer les participants que leur inscription est validée ? Qu’il manque des pièces ? Pour l’avoir fait plusieurs fois sur différentes organisations, j’utilisais le moyen plus efficace qui soit : le mail. Mais c’est très lourd à gérer, même avec des mails type. C’est de la relance, du suivi, de la gestion de pièce jointe, des mercis et surtout : des oublis !
envoi-mail

Un système d’inscription par Internet permet en général d’envoyer des mails automatiques, pour relancer le participant ou pour l’avertir que son inscription est à jour

Tenir à jour la liste des inscrits, un calvaire !

Si vous avez tant bien que mal réussi à avoir un dossier complet, il faut le mettre à jour sur votre site. Au pire, vous mettez à jour des PDF (une opération plutôt lourde quand il faut générer et mettre en ligne chaque jour un nouveau fichier). Au mieux vous utilisez Google drive, que vous intégrez en iframe sur une page HTML de votre site (manipulation pas donné à tout le monde).
listing

Sinon, vous utilisez un système d’inscription en ligne, qui vous proposera très certainement d’afficher automatiquement l’état des inscriptions sur une page.

Gérer depuis son ordinateur ou son smartphone

C’est logique, pour gérer des inscriptions par courrier, il faut être chez vous ! Pour gérer des inscriptions par Internet, vous pouvez être partout. Le fait de choisir un site d’inscription moderne ou proposant une application mobile vous permet même de gérer cela en vacances sur une tablette ou dans le métro via votre smartphone ! Plus besoin d’allouer du temps spécialement pour ça !
smartphone

Conclusion : pesez le pour et le contre !

Alors, inscription courrier ou par Internet ? A vous de vous faire votre propre idée : l’inscription en ligne à un coût, c’est en général ce qui rebute les responsables d’association. Impossible de vous dire combien cela coûte en général : cela peut varier selon le service que vous utilisez et selon le montant de l’inscription. Sur Adeorun, les frais d’inscription s’élèvent à 0.99ct d’euros pour une inscription de moins de 20 euros. Possible pour l’organisateur de choisir de le prendre à sa charge ou d’affecter les frais en sus au participant.

Quand vous demandez à un participant d’envoyer un chèque et un courrier, cela à un coût aussi pour lui. Le fait de passer du temps à imprimer, remplir et envoyer du courrier, c’est un frein à l’inscription : à combien estime t-il qu’il est intéressant de payer en ligne ? A combien estimez-vous le temps que vous passez à gérer des inscriptions reçues par courrier ? Telle sont les questions que vous devrez vous poser avant de faire votre choix !

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Jérémy Vaucher
Jérémy Vaucher
Entre courir et écrire, mon cœur balance. D'ailleurs c'est souvent quand je cours que je pense à ce que je vais écrire : en général ce sont des tutoriels pour les coureurs, des tests de matériel ou des astuces pour aider l'organisateur à mieux organiser son trail, raid multisports ou tout autre type d'événement.

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